*目次
  1. 書類の送付準備をする

  2. 書類をセキュア送信する

  3. 書類を郵送する

  4. 送付依頼を完了する

  5. 送付依頼の「取り消し」を行う

1.書類の送付準備をする

書類を送付する際は下記の操作を行い、送付したい書類を「送付前確認」へ表示し、対象の送付依頼を完了する必要があります。

(1)画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、送付する書類を選択後、右側のメニューより「送付する…」を選択します。

複数の書類を選択した場合

複数の書類を選択後「送付する…」ボタンを選択した際に、選択対象に同一の取引先が含まれている場合は、下図のようなポップアップが表示されます。

「同じ取引先の書類は一つにまとめて送付する」を選択し、「送付する」をクリックすると、取引先ごとの複数の書類がまとめて「送付前確認」リストへ追加され、複数書類を一括で送付することができます。

(「書類ごとに分けて送付する」を選択すると、書類1通ごとに「送付前確認」リストへ追加されます。)

※同一取引先であれば、異なる担当者宛の書類も1通のセキュア送信/郵送にて送付されます。

  • セキュア送信の場合:各担当者のメールアドレスが追加され、複数の宛先に送付される

  • 郵送代行サービスの場合: 異なる担当者宛の請求書が一つの封筒にまとまって郵送される

(各担当者の住所が異なる場合でも、会社名が同一であれば「会社」に紐づいた住所宛にまとめて送付されます。担当者ごとに違った住所へ郵送したい場合は、「書類ごとに分けて送付する」を選択してください。)

(2)「送付する…」をクリックした書類は、画面左上の「送付前確認」リストに追加されます。

※この時点ではまだ送付は完了していません。

(3)「送付前確認」での送付手順については、下記『2.書類をセキュア送信する』、または『3.書類を郵送する』を参照ください。

2. 書類をセキュア送信する

<セキュア送信とは>
セキュア送信とは、従来まで用紙に印刷し、手作業で押印・封入・郵送していた書類を
電子化するサービスです。受信した取引先は、セキュア送信の書面上のリンクから書類に
アクセスできます。

(1)書類一覧で該当する書類の「送付する...」をクリックし、「送付前確認」へ移行する(目次1.参照

「送付前確認」画面にて可能な確認・操作▼

(下図の番号と共にご参照ください。)

1.「セキュア送信」を選択する:「セキュア送信」のボックスにチェックを入れる

 *「郵送」と両方にチェックを入れることが可能

2.MakeLeapsで作成された複数の書類を送付する :『+』ボタンをクリックし該当する書類の「追加」ボタンをクリックする。

 *同じ取引先に紐づいた書類のみ選択が可能です。

3.MakeLeaps以外で作成された書類(PDF)を添付する :『+PDF』ボタンをクリックし、書類ファイルを選択する。

4.外部の書類(PDF)を全ての送付依頼へ一括で追加する:『PDF一括追加』ボタンをクリックし、添付したい書類を選択し「追加する」をクリックする。

*送付前確認にあるすべての送付依頼へ外部PDFファイルを追加します。

*複数のPDFファイルを同時に一括追加はできません。複数の外部PDFファイルを追加したい場合は、同様の手順を繰り返しファイルを一つずつ追加してください。

<3、4にて同封可能な任意書類ファイルの規格>
ファイル形式 :PDF形式
ファイルサイズ:
・ A4(縦) (595[幅] x 842[高さ] ピクセル [=210x297mm])
・ A4(横) (842[幅] x 595[高さ] ピクセル [=297x210mm])              
データサイズ :<20MB>まで

1つの送付に対して縦型・横型両方のPDFファイルを追加いただけます。
※1つのPDFファイルに縦・横のページが混在している場合、送付はできません。

※送付時の不具合や、書類上の表記崩れが生じる可能性があるため、
必ずフォント埋め込みされたPDFファイルを添付してください。

※添付するPDFファイルのプロパティ情報は、セキュア送信時にも引き継がれます。
アップロード前に内容を確認してください。
(プロパティ情報の確認・変更方法については、お使いの環境によって異なります。
MakeLeapsサポートの対象外となりますので、あらかじめご留意ください。)

■複数書類、PDFファイルの送付、PDF一括追加は「個人プラン」「無料プラン」以外の
ご契約プランの方が対象です。

5.添付資料の書類内容を確認する:添付書類のアイコンをクリック>『PDFを見る』をクリック

6.送付先を変更・追加する:送付先横の『鉛筆マーク』をクリック

 *送付先は書類に紐づく取引先に連絡先として予め登録する必要があります。

7.通知をご自身や他のメンバーが受け取る:

 *予め「セキュア送信をされたとき」の通知設定を行う必要があります。

 *通知設定の詳細については、こちらをご参照ください。

 *「通知先」欄には、セキュア送信に関連する通知先メンバーが3名まで表示されます。3名以上となる場合は「他のメンバー」と表示され、メンバー名を特定することができません。

8.カード決済機能を有効にする(請求書のみ):MakeLeapsカード決済を受け付けるにチェックを入れる。

 *予めご登録や設定が必要です。詳細はこちらをご確認ください。

9.件名・メッセージを編集する:『鉛筆マーク』をクリックする。

 *件名・メッセージのデフォルト設定や変数の差し込みについてはこちらをご参照ください。

10.送付依頼を取り消す:該当する送付依頼の『×』マークをクリックする。

11.全ての送付依頼を一括で取り消す:『送付依頼一括取消』をクリックする。

 *「送付前確認」画面上にある送付依頼をすべて取り消します。

 *詳細については、目次『5. 送付依頼の「取り消し」を行う』をご参照ください。

12.パスワード付きの書類を送付する :パスワード付きのセキュア送信の場合、こちらに「パスワード付き」と表示されます。

 *予め設定が必要です。設定方法はこちらを参照ください。

(2)上記、任意の操作を行い、目次『4.送付依頼を完了する』へお進みください。

■セキュア送信通知メール

通知設定をしている場合は、セキュア送信の完了後以下のような通知メールがメンバーに送信されます。

▼関連記事

書類送付のデフォルト設定をする

[FAQ] 複数の宛先に同時にセキュア送信できますか。

[FAQ] 書類の宛先と異なる宛先に送付できますか。

[FAQ]セキュア送信を受け取るとどのように表示されますか。

[FAQ]送付前確認画面の「通知先」とは何ですか。

[FAQ] 一括送付ができないエラーの原因はなんですか。

3. 書類を郵送する

<郵送代行サービスとは>
MakeLeapsの郵送代行サービスでは、送付状の作成と書類の印刷・封入・投函まで
全てのプロセスを代行します。
※郵送代行サービスのご利用には、メールポイントの購入が必要です。

郵送代行についての詳細はこちらをご参照ください。

(1)書類一覧で該当する書類の「送付する...」をクリックし、「送付前確認」へ移行する(目次1.参照

「送付前確認」画面にて可能な確認、操作▼

(下図の番号と共にご参照ください。)

1.「郵送」を選択する:「郵送」のボックスにチェックを入れる

 *「セキュア送信」と両方にチェックを入れることが可能です。

2.MakeLeapsで作成された複数の書類を送付する :『+』ボタンをクリックし該当する書類の「追加」ボタンをクリックする。

 *同じ取引先に紐づいた書類のみ選択が可能です。

3.MakeLeaps以外で作成された書類(PDF)を添付する :『+PDF』ボタンをクリックし、書類ファイルを選択する。

4.外部の書類(PDF)を全ての送付依頼へ一括で追加する:『PDF一括追加』ボタンをクリックし、添付したい書類を選択し「追加する」をクリックする。

 *送付前確認にあるすべての送付依頼へ外部PDFファイルを追加します。

 *複数のPDFファイルを同時に一括追加はできません。複数の外部PDFファイルを追加したい場合は、同様の手順を繰り返しファイルを一つずつ追加してください。

<3、4にて同封可能な任意書類ファイルの規格>
ファイル形式 :PDF形式
ファイルサイズ:
・ A4(縦) (595[幅] x 842[高さ] ピクセル [=210x297mm])
・ A4(横) (842[幅] x 595[高さ] ピクセル [=297x210mm])                
データサイズ :<20MB>まで

1つの送付に対して縦型・横型両方のPDFファイルを追加いただけます。
※1つのPDFファイルに縦・横のページが混在している場合、送付はできません。

※送付時の不具合や、書類上の表記崩れが生じる可能性があるため、
必ずフォント埋め込みされたPDFファイルを添付してください。

■複数書類、PDFファイルの送付、PDF一括追加は「個人プラン」「無料プラン」以外のご契約プランの方が対象です。

5.添付資料の書類内容を確認する:添付書類のアイコンをクリック>「PDFを見る」をクリックする。

6.送付依頼を取り消す:該当する送付依頼の『x』マークをクリックする。

7.全ての送付依頼を一括で取り消す:『送付依頼一括取消』をクリックする。

 *「送付前確認」画面上にある送付依頼をすべて取り消します。

 *詳細については、目次『5. 送付依頼の「取り消し」を行う』をご参照ください。

8.郵送先の宛先を選択する:宛先欄の『鉛筆マーク』をクリックする。

 *書類上の宛先と異なるものを選択することも可能(予め書類に紐づく取引先に連絡先として登録する必要があります。)

9.封筒上の書類在中印の種類を選択する:封筒上の表記をクリックし、該当する表記を選択する。

10.差出人情報を変更する:差出人欄の『鉛筆マーク』をクリックし、選択する。

 *予め「自社情報」の「連絡先」として登録が必要です。

11.投函日・投函日締切を確認する:画面上部右にて、現時点での投函日・投函日締切を確認することが可能です。

(2)上記、任意の操作を行い、目次『4.送付依頼を完了する』へお進みください。

■日英の書類を同封する際の注意点

送付される複数書類のうち、日本語で作成されたものが1通でも存在する場合は、送付状は日本語で表示されます。

送付をする前に送付前確認にて、「宛先」住所を再度編集してください。封筒・送付状の宛先に敬称(様・御中)を追加できます。

■郵送通知メール

郵送依頼が完了すると、通知メールが届きます。

▼関連記事

[FAQ] 書類の宛先と異なる宛先に送付できますか。

4. 送付依頼を完了する

各送付依頼内の添付書類のアイコンをクリック>「PDFを見る」ボタンより書類の内容を最終確認した後、「書類を送付」または「一括送付」ボタンをクリックすると送付が完了します。

「書類を送付」または「一括送付」ボタンをクリックすると、完了メッセージが表示されます。

※セキュア送信済みの書類は再編集できませんのでご注意ください。再編集が必要な場合は、送付を一度キャンセルしてから編集を行う必要があります。

※郵送代行サービスのキャンセルは、送付依頼完了後30分以内までとなっております。これを過ぎた郵送依頼はキャンセルを行うことはできませんので、送付前に内容を今一度お確かめください。

送付のキャンセル方法は下記リンクをご参照ください。

郵送・セキュア送信をキャンセルする

5. 送付依頼の「取り消し」を行う

送付前確認画面にて送付依頼の取り消しが可能です。

・送付依頼を一つずつ取り消す場合は、右上の「×」ボタンをクリックしてください。

・すべての送付依頼を一括で取り消す場合は、送付前確認画面に表示される「一括取り消し」ボタンをクリックしてください。

▼「送付依頼」画面上部

▼「送付依頼」画面下部

「一括取り消し」ボタンをクリックした後、下図のような確認のポップアップが表示されます。

「送付依頼を取り消し」ボタンをクリックするとすべての送付依頼が一括で取り消されます。

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