目次

1.セキュア送信にパスワードを設定する

2.取引先毎にパスワード付きのセキュア送信を設定する

3.取引先に一括でパスワード付きのセキュア送信を設定する

4.パスワード付きのセキュア送信を送付する

5.書類の表示/ダウンロード画面を開く

1.セキュア送信にパスワードを設定する

セキュア送信で送付された書類の表示/ダウンロード画面へアクセスするためのパスワードを付与し書類を保護することが可能です。

本機能を設定することで、通常のセキュア送信に加えて、システム上で生成されたランダムな英数字のパスワードを別メールとして通知することができます。

※パスワードの自動生成におけるルール設定や任意のパスワード指定はできません。

本機能は料金プランを問わず無料でご利用いただけます。

設定方法

「自社情報」>「会社情報を編集する」>「書類の送付設定」より「別メールでパスワードを通知する」にチェックを入れ、ページ下部の「保存」をクリックします。

本機能は設定後のセキュア送信に適用されるため、過去にセキュア送信で送付された書類のリンクには、パスワードが付与されません。

また、こちらの設定は今後新規で作成された取引先のデフォルト設定となります。

既存の取引先に対して設定する場合には、下記手順2.と3.をご参照の上、取引先毎に設定を行ってください。

2.取引先毎にパスワード付きのセキュア送信を設定する

取引先毎にパスワード付きのセキュア送信設定が可能です。

(1)画面左のメニューから「取引先」をクリックします。

(2)設定を変更する取引先名をクリックし、「送付設定」>セキュア送信の設定箇所を「編集」>「別メールでパスワードを通知する」にチェックを入れ、ページ下部の「保存」をクリックします。

3.複数の取引先に一括でパスワード付きのセキュア送信を設定する

(1)変更したい複数の取引先、または、一覧左上のチェックボックスより取引先を全て選択し(すべてのページで選択」をクリックし、全てのページの取引先を選択できます)、右メニューの「セキュア送信のデフォルトメッセージを設定」をクリックします。

(2)「別メールでパスワードを通知する」にチェックを入れ、ページ下部の「保存」をクリックします。

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取引先毎にデフォルトの送付方法/メッセージを設定する

4.パスワード付きのセキュア送信を送付する

「別メールでパスワードを通知する」機能を設定されている場合、送付前確認画面上では「セキュア送信(パスワード付き)」と表示されます。

セキュア送信にて書類を送付すると、受け取り手には下記のような2通のメールが送信されます。

1通目のメールには送付された書類のURLリンクが記載されます。

本メールには書類URLリンクの下部に「書類確認用のパスワードは、後ほど別メールにてお知らせいたします。書類が送信される度に新たにパスワードが発行されますのでご注意ください」という文言が自動挿入されます。

自動挿入される文言を変更されたい場合は書類送付のデフォルトメッセージ内に「参照リンク」の変数を挿入いただき、任意の文言を記載ください。

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件名・メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込む

2通目には書類の表示/ダウンロード画面へアクセスするためのパスワードが自動送付されます。

※パスワードを通知するメール(2通目のメール)の文言の変更はできません。

誤りに気づいた場合は、該当の書類のセキュア送信をキャンセル、または削除してください。

5.書類の表示/ダウンロード画面を開く

メールに含まれるURLリンクをクリックすると、パスワード入力画面が表示されます。

(1)1通目のメールに記載された書類のリンクをクリックします。

(2)「パスワード」の欄に2通目のメールに記載されたパスワードを入力することで書類を開くことが可能です。

※送信側からはパスワードを確認することはできません。

万が一、受信側でパスワードの紛失・メールの削除等があった場合はセキュア送信の再送などで対応してください。

複数回書類を送付する場合でもセキュア送信毎にパスワードは自動生成されます。複数の連絡先(宛先)に送信する場合も、パスワードはそれぞれ異なるものが発行されます。

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[FAQ] セキュア送信を受け取るとどのように表示されますか。

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