*目次
  1. 承認機能について
  2. 承認機能を有効化する
  3. 承認依頼を送る
  4. 書類を承認/非承認する
  5. 書類を一括承認する
  6. 承認済みの書類を確認する
  7. 承認依頼中の書類を確認する
  8. 未承認の書類を確認する
  9. 一度承認された書類を承認前の状態に戻す
  10. 承認済みの書類を未送付または未入金ステータスに戻す

1. 承認機能について

書類を送付やダウンロードする前に、他のメンバーや上長の方からの承認をしてもらうための機能です。

誤送付の防止や承認プロセスの自動化に役立ちます。

書類の作成者が承認を依頼し、依頼された側が承認することで送付やダウンロードが可能になります。

2. 承認機能を有効化する

(1)「書類設定」>「書類の承認」を選択します。

(2)「承認設定を編集」をクリックします。

(3)承認が必要な書類の種類を選択し「保存」します。

※承認設定:編集や承認を制限をする

「承認設定」欄では、承認済み書類の再編集の防止や書類作成者による承認を自動で制限するなど、承認機能をより有効にお使い頂くための設定をすることができます。

承認済み書類の編集防止:承認済み書類の再編集を防止します。


承認依頼中の書類の編集防止:承認依頼中に書類が編集されることを防止します。

作成者自身による書類の承認防止:書類を作成した本人または本人が所属するグループが承認することを防止します。

※承認フローに本人が含まれている場合は承認可能


承認フローのみ選択可能に設定:個人やグループによる承認が防止され、承認フローを通じた承認のみが可能になります。

利用するには、「承認設定を編集」より希望する設定を選択し、「保存」ボタンをクリックしてください。

3. 承認依頼を送る

承認を依頼するメンバーは、以下の手順で承認依頼をすることができます。
依頼されたメンバーにはメールで通知が届き、承認が完了すると依頼主に完了通知メールが届きます。

(1)書類の承認を依頼するメンバーは、メンバーの権限設定ページにて「承認を依頼」権限が付与されていることを事前にご確認ください。

※権限設定の方法はこちらをご参照ください

(2)書類一覧ページより、該当書類を選択後、右メニューから「承認を依頼…」をクリックします。

(3)承認担当メンバー/グループ・承認フローのいずれかを選択し、メモ(任意)を添えて「承認を依頼」をクリックします。

【メモ・ノートについて】

  • 承認を依頼時のメモは「承認依頼者」+「承認フロー内のメンバー」で共有されます。
  • 承認者から承認者依頼者へのメモは対象書類の「承認依頼者」のみに共有されます。
  • 自分の残したメモはその後確認、再編集ができませんので御留意ください。

【通知メールについて】

承認依頼者が通知メール受け取るタイミング:各承認者が書類を承認/非承認したとき

承認者が通知メール受け取るタイミング:承認依頼者から承認を依頼されたとき

※各承認者が書類を承認/非承認したときには通知メールを受け取りません。

4. 書類を承認/非承認する

承認権限を有するメンバーは、以下の依頼された書類の承認/非承認を行うことができます。
「権限設定」より承認権限を付与されている必要があるので、事前に画面左側の「メンバー」よりご確認ください。

(1)承認を依頼されると通知メールが届きます。書類番号をクリックすると、承認ページへアクセスできます。

(2)承認を依頼された書類を確認します。

(3)内容に関して問題がなければ「承認」/ 訂正を加えてほしい場合は「非承認」ボタンをクリックします。

※承認を依頼された書類は、ホーム画面左メニュー「承認依頼」から一覧でご確認いただけます。一覧右側に表示される「承認…」ボタンから承認ページに移動することも可能です。

5. 書類を一括承認する

書類一覧画面より、書類一覧画面で未承認の書類を複数の書類を選択し「一括承認」することができます。

【書類一覧画面】

【履歴一覧画面】
ここでは、「一括承認」の操作が書類ごとに確認することができます。

6. 承認済みの書類を確認する

(1)書類が承認されると、書類作成者依頼したメンバーに完了通知メールが届きます。

(2)また、依頼した書類が承認されるとホーム画面左の「承認依頼」ページにも通知が表示されます。

(3)「承認依頼」>「通知」を選択すると承認済みになった書類を確認することができます。

(4)「送った承認依頼」より、自分が承認を依頼した書類の一覧および完了日を確認いただけます。

未承認の書類では、ステータス完了日が表示されません。

(5)書類一覧画面で「承認済み」アイコンが表示され、書類の送付書類をPDF化・PDFをダウンロードが可能になります。

7. 承認依頼中の書類を確認する

【承認依頼中・自分宛の承認依頼について】

(1)承認依頼画面にて「承認依頼」を選択します。

(2)こちらのページ一覧画面で、「承認済み」ステータスになっていない書類が未承認の書類です。

【承認依頼中・全ての書類について】

(1)書類一覧画面で「承認依頼中」のステータスで検索すると、承認が必要な書類を一覧で確認できます。

(2)但し、こちらの画面では他のメンバー宛に送られた承認依頼も表示されますのでご注意ください。

8. 未承認の書類を確認する

(1)書類一覧画面で「未承認」のステータスで検索すると、承認が必要な書類を一覧で確認できます。

(2)承認依頼中に他のメンバーから非承認された書類についても、「未承認」ステータスに戻ります。

9. 一度承認された書類を承認前の状態に戻す

(1)書類一覧画面で該当書類を選択し「表示」をクリックします。

(2)「承認を取消」をクリックすると、承認前の状態(未承認)にステータスが変わります。

10. 承認済みの書類を未送付または未入金ステータスに戻す

書類に対する「送付」権限または「入金消込」権限を持つメンバーは、承認済みの書類に対しても「未送付」または「未入金」のステータスに戻すことができます。権限の種類や設定方法についての詳細はこちら

(1)書類の一覧から、未送付または未入金ステータスに戻したい書類を選択します。右側のメニューより、未送付ステータスに戻したい場合は「未送付にする」を、未入金ステータスに戻したい場合は「入金消込を取消」をクリックします。

(2)「送付取消」または「入金取消」のポップが表示されるので、「取消」ボタンをクリックします。

(3)選択した書類が未送付または未入金のステータスに変化します。この時、書類の一覧ページで表示されていた「送付済み」または「入金済み」のアイコンは「未送付」または「未入金」ステータスを表す薄い色になり、書類の「表示」ページで表示されていた送付日または入金日は空欄になります。

回答が見つかりましたか?