承認機能とは、書類送付やPDFのダウンロードをする前に、承認を必須とする機能です。誤送付の防止や承認プロセスの自動化に役立ちます。

書類の作成者が承認を依頼し、依頼された側が承認することで送付やPDFのダウンロードが可能になります。

機能を有効化すると、未承認書類のPDF表示・ダウンロードが制限されます。

作成した書類は、書類編集・作成画面上の「プレビュー」からのみ確認することができます。

プレビュー画面では「未承認/ UNAPPROVED」の透かし文字が表示されます。（表示される文字の言語はMakeLeaps上の言語設定によって異なります。）

MakeLeapsでは以下のように承認者の設定ができます。

承認者として設定できる対象は以下の通りです。

・個人：MakeLeapsに登録されているメンバー

・グループ・役割：メンバーにグループや役割を設定し、そのグループに所属するメンバーのいずれかが承認する方法。グループ/ 役割の設定手順については「【ML4SF】グループ/役割を設定をする」を参照してください。

また、承認依頼先の数によって、承認依頼あたりのフローを設定することもできます。

・個別承認依頼：特定の個人またはグループに承認依頼をする方法。

・段階承認依頼：承認フローを設定し、Aさん＞Bさん＞Cさんという順番で承認していく方法。このフローの中には、個人だけでなくグループ・役割を組み込むこともできます。

承認フローの作成手順については「承認フローを作成する（段階承認の場合）」を参照してください。

※承認依頼を行わない形で書類を直接承認することもできます。詳細については「承認済みにする」を参照してください。

本機能を利用する場合の流れは、以下の通りです。

それぞれの詳細な操作方法については、各リンクを参照してください。

（１）承認機能を設定する

承認機能を利用する場合、まずは機能を適用する必要があります。

「承認機能を設定する」を参照し、任意の書類の種類に機能を適用し、フローや細かい設定を行ってください。

※承認依頼者には承認依頼権限、承認者には承認権限が必要です。権限の詳細については 「メンバーに操作権限を設定する」を参照してください。

（２）書類作成後、承認依頼を行う（承認依頼者の操作）

承認設定が完了したら、未承認書類の送付、PDFのダウンロードをすることができなくなります。

送付前に必ず承認依頼を行ってください。

操作手順については「承認を依頼する」を参照してください。

必要に応じて、メモを添えることも可能です。

（３）書類を承認する（承認者の操作）

承認依頼者からの承認依頼は、承認者へ通知されます。

「書類を承認する」に記載の手順に沿って、書類の承認操作を行ってください。

承認依頼/承認時に記載したメモは「通知メール」または「承認依頼」画面で確認できます。

・承認依頼者→承認者へのメモ

「承認先」または「承認フロー内のメンバー」で共有され、「承認依頼」＞「承認依頼」から確認できます。

・承認者→承認依頼者へのメモ

　対象書類の「承認依頼者」のみに共有され「承認依頼」＞「通知」より承認者からのメモを確認できます。

※自分の残したメモは承認依頼後に確認、再編集ができませんのでご留意ください。

依頼した承認や承認状況は通知メールや「承認依頼」画面などから確認することが可能です。

承認依頼、またそれに対する承認・非承認は通知メールで確認することができます。

※関連する通知設定が必要です。通知設定についての詳細は「操作通知設定を変更する」の記事をご参照ください。

【承認者】

承認依頼者が承認依頼を行うと、承認者へメールで通知されます。

※段階承認の場合、2番目以降の承認依頼通知は前の承認者が承認するタイミングで送付されます。

※取引先にグループ設定している場合、承認者が対象のグループに所属していないと承認依頼が送信されません。

＜受領するメール＞

件名：【承認依頼】書類番号OOOO

【承認依頼者】

承認者が書類を承認/ 非承認すると、承認依頼者へメールで通知されます。

（このメールは書類の作成者へも送付されます）

＜受領するメール＞

件名：書類番号OOOOが承認されました/書類番号OOOOは承認されませんでした

※各承認者が書類を承認/非承認したときには承認者自身は通知メールを受け取りません。

「承認依頼」画面では承認依頼中・承認済みの書類を確認することができます。

【承認者：承認依頼中の書類を確認する】

承認依頼画面にて「承認依頼」を選択し、「進行中のみを表示」にチェックを入れると自分のアカウントにきている承認依頼を確認することができます。

【承認依頼者: 自分が承認依頼した書類】

承認依頼画面にて「承認依頼」を選択し、「送った承認依頼」をクリックすると自分がメンバー宛に送った承認依頼とそのステータスを確認することができます。

【承認依頼者: 自分が承認依頼した書類が承認された時】

依頼した書類が承認されるとホーム画面左の「承認依頼」画面にも通知が表示されます。

「承認依頼」＞「通知」を選択すると承認済みになった書類を確認することができます。

書類一覧上のアイコンから承認状況を確認することができます。

詳細については「アイコンについて」を確認してください。

また、「承認済み」「承認依頼中」「非承認済み」「未承認」のステータスで書類を絞り込むこともできます。

この絞り込みの詳細については、「書類を検索する」を参照してください。

※こちらの画面では他のメンバー宛に送られた承認依頼も表示されますのでご注意ください。

※「未承認」の書類とは、承認依頼を行っていない書類、または承認依頼を削除/承認を取消した書類を示します。

承認依頼済みで承認待ちの書類は「承認依頼中」、非承認がされたものは「非承認」ステータスとなります。

ホーム画面左上の「承認依頼」または書類の「表示画面」から、各書類の承認ステータスを確認することができます。

【承認依頼画面】

【書類の表示画面】