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1.MakeLeapsのシステムから書類を送付する方法
MakeLeapsでは「セキュア送信」「郵送代行」「取引先受信箱へ送信」の3つの方法でシステムから書類を送付することができます。
例えば、「一つの送付依頼でセキュア送信と取引受信箱に同じ書類を送付する」など、複数の方法を組み合わせて同時に送信することもできます。
上記の手段で送付された書類は、電子帳簿保存法の要件に則って「発行書類控え」として保存されます。詳細については、「MakeLeapsと電子帳簿保存法」を確認してください。
書類送付時の具体的な操作手順については「書類を送付する」を参照してください。
また、それぞれの手段において、送付の日時をあらかじめ指定しておく「送付予約」を利用することができます。送付予約の詳細については、「【ML4SF】送付予約をする」を参照してください。
※MakeLeapsのシステム外から書類を送付する場合:
「【ML4SF】MakeLeapsのシステム外から書類を送付する方法」の記事を参照してください。
※注意：書類の送付実行と同時刻に、メンテナンスや一時的な障害などが発生する場合には、これらが完了・解消され次第送付処理が開始されます。
そのため、「送付」ボタンのクリック、または送付予約時間から時差が発生するがございますので、あらかじめご了承ください。
それぞれの送付手段の概要については以下の通りです。
◼︎セキュア送信
MakeLeaps上で作成した書類や外部ファイルを電子メールで送付する方法です。
書類ごとに1つリンクが発行され、メールの文面に表示されます。
取引先は、リンクにアクセスすることで書類情報を閲覧・ダウンロードすることができます。
※ セキュア送信に含まれる書類のリンクの有効期限は、セキュア送信を行った日（＝リンクが作成された日）から60日間です。
リンク有効期限の起算は、送信日時から開始される仕様となっております。
（例）本日14:00に書類送付された場合→本日から60日後の14:00に期限が切れる
取引先がどのようにセキュア送信を受領するかの詳細については「[FAQ] セキュア送信を受け取るとどのように表示されますか。」を参照してください。
※取引先への送付方法変更通知時には以下のテンプレートをご利用ください。
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◼︎郵送代行
MakeLeaps上で作成した書類や外部ファイルを郵送で送付する方法です。
書類の印刷から封入、ポスト投函までをパートナー企業にて代行します。
投函後の郵送処理・配送は日本郵政側によって行われます。（国外への発送には対応しておりません。）
※郵送代行サービスを利用するためには別途郵送ポイントの購入が必要です。
投函スケジュール、郵送ポイントの購入方法など詳細については「【ML4SF】郵送代行サービスとは」を参照してください。
取引先が受領する封筒のサンプルについては、「封筒のサンプル」を参照してください。
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◼︎取引先受信箱へ送信
「取引ポータル」と呼ばれる専用ページの中にある「取引先受信箱」宛にMakeLeaps上で作成した書類や外部ファイルを送付する方法です。
取引先はこのページから書類データへのアクセス・ダウンロードを行います。
送付された書類データは、過去発行分を含めて「取引先受信箱」にて送付から1年間閲覧することができます。
機能詳細については「取引ポータル by MakeLeapsとは[送付側]」を参照してください。
取引先からの確認方法については、「取引ポータル by MakeLeapsを利用する [受領側]」を参照してください。
※取引先への送付方法変更通知時には以下のテンプレートをご利用ください。
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2.セキュア送信と取引先受信箱へ送信の違い
上記はどちらも電子的な形式で受領側へ送付する機能となりますが、以下の違いがあります。
| セキュア送信 | 取引先受信箱へ送信 |
想定の利用シーン | ・一時的なやりとり （例：契約前の見積書、不定期の請求書発行） ・メールの宛先、送付文面の変更が都度必要な場合 | ・定期的なやりとり （例：毎月の請求書発行） ・発行件数が多い、 または発行頻度が高い場合 |
書類閲覧単位 | 参照リンクごとに 1通ずつの閲覧のみ可能 | 取引先受信箱上で 一覧で閲覧可能 |
発行書類の閲覧期限 | 60日間 | 1年間 |
書類の閲覧が 可能な対象 | 参照リンクを知っている方 | 取引先受信箱ユーザーとして設定されている方（取引先受信箱にアクセスできる方） |
参照履歴の 記録タイミング | 書類の参照画面に アクセスする時 | 書類詳細ページにアクセスする、もしくは書類データをダウンロードする時 |
参照履歴 | 記録される *複数の連絡先へ送付した場合、どの連絡先宛の参照リンクにアクセスがあったかが記録されます。 | 記録される *複数の取引先受信箱ユーザーに送付した場合、どのユーザーが書類データにアクセスしたかは記録されません。 |
新着書類の お知らせメールの 差出人・返信先 | ・差出人名：送付元企業名
・送付元： または、ドメイン指定機能にて設定可能 ・返信先： 送付者の通知メールアドレス、もしくはデフォルトの返信用アドレス | ・差出人名：取引ポータル by MakeLeaps ・送付元：bounce@makeleaps.com
・返信先：返信不可 |
メール文面 | カスタマイズ可能 | カスタマイズ不可 |