*目次
  1. 電子帳簿保存法とは

  2. MakeLeapsと電子帳簿保存法の関係について
    MakeLeapsで作成した書類をMakeLeapsで送る場合
    MakeLeapsで作成した書類をMakeLeaps以外(電子)で送る場合
    MakeLeapsで作成した書類をMakeLeaps以外(電子以外)で送る場合
    MakeLeaps以外で作成した書類をMakeLeapsで送る場合

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法に関する資料ダウンロードはこちら

※リコージャパン株式会社のページへ遷移します

電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)は、各種税法において書面(紙)で保存することが義務づけられている帳簿や書類を、一定の要件のもとで電磁的記録等(電子データ)によって保存することを認め、電磁的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。

以下のような帳簿や書類が該当します。

- 自己が発行した帳簿:「売上台帳」「仕入台帳」など(国税関係帳簿

- 自己が発行した書類:「貸借対照表」「損益計算書」など(決算関係書類

- 自己が発行した書類の写し:「請求書控」「領収書控」「納品書控」など(取引関係書類)

- 相手方から受領した書類:「請求書」「領収書」「納品書」(取引関係書類)

- 電子取引に関わる電磁的記録:EDIやペーパーレスFAX、メール添付で授受する書類(電子取引

上記のように、電子帳簿保存法は各種税法に関わる様々な書類を対象とした法律です。

合わせて、帳簿書類の保存方法については詳細な要件が定められている為、各帳簿書類を「作成し、送付(送信)する側」と「受領(受信)する側」がそれぞれ適切に保存することが求められます。

※万が一、適正な保存が行われていない場合は重加算税や青色申告の取り消し措置を受ける可能性があります。

特に、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法においては、電磁的記録(電子データ)で授受した書類を、書面(紙)に出力して保存を行なうことが不可となる点に注意が必要です。

また電子帳簿保存法では、電磁的記録(電子データ)による保存を次の3つに分類しています。

電子帳簿書類保存:電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

スキャナ保存:紙で受領・作成した書類を画像データで保存

電子取引:電磁的に授受した取引情報をデータで保存

なお、MakeLeapsを使用して作成し送付された書類については下記の範囲で対応可能です。(「発行書類控え」機能)

  • 「取引関係書類」の自己が発行した書類の写し(請求書控、領収書控えなど)を「電子書類保存」の要件に沿って保存をする

  • 「電子取引」における取引情報をその要件に沿って保存する

2. MakeLeapsと電子帳簿保存法の関係について

MakeLeapsで作成された書類を取引先へ送付する際は、その送付方法によって電子帳簿保存法における取り扱いが変わります。

MakeLeapsで作成した書類をMakeLeapsで送る場合

(1)セキュア送信で送付

MakeLeapsで作成した書類を「セキュア送信」で送付した場合、該当書類は電子帳簿保存法における「電子取引」として扱われます。

MakeLeapsから送付された時点で「発行書類控え」機能により、その「取引情報」と「送付時点のPDF」がMakeLeapsに自動的に保存されるため、「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信(発行)」側の保存要件を満たします。

(2)郵送代行で送付

MakeLeapsで作成した書類を「郵送代行」で送付した場合、該当書類は電子帳簿保存法における「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。

MakeLeapsから送付された時点で「発行書類控え」機能により、その「取引情報」と「送付時点のPDF」がMakeLeapsに自動的に保存されるため、「電子書類保存」における「送信(発行)」側の保存要件を満たします。

MakeLeapsで作成した書類をMakeLeaps以外(電子)で送る場合

MakeLeapsで作成した書類のPDFをダウンロードし、メールやペーパーレスFAX(複合機等)で送付している場合や「取引先用リンク」を作成し取引先にメールで送付している場合、該当書類は電子帳簿保存法における「電子取引」として扱われます。

この時「セキュア送信」以外の送付方法を使用しているため、送付時点の「取引情報」と「送付時点のPDF」は「発行書類控え」に残りません。

そのため、上記方法で送付された後にMakeLeaps上の書類を編集/削除した場合、その履歴はMakeLeapsに残りますが別途「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信(発行)」側の保存要件に沿って電子データの保存を行なう必要があります。

保存方法など個別具体的な詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。

▼国税庁HP:https://www.nta.go.jp/index.htm

MakeLeapsで作成した書類をMakeLeaps以外(電子以外)で送る場合

MakeLeapsで作成した書類のPDFをダウンロード/印刷をし、紙の書類をご自身で郵送やFAXで送付を行なっている場合、該当書類は電子帳簿保存法における「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。

MakeLeaps上で作成された書類は印刷後も、「書類一覧」より書類の検索が可能なため「電子書類保存」における「送信(発行)」側の保存要件は満たします。

※MakeLeapsで作成、保存した書類が送付書類の原本である必要があります。

※MakeLeapsの承認機能を用いることで、「承認済み書類の編集防止」を設定し書類作成後の変更を管理することができます。(承認機能の詳細はこちら

しかし現在のMakeLeapsの仕様上、印刷後に対象書類の編集及び削除が可能となっています。

もしも上記方法で送付後にそのような操作を行なった場合は、税法等の法令違反となる可能性がありますのでご留意ください。

税法上の留意点など詳細については、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。

▼国税庁HP:https://www.nta.go.jp/index.htm

MakeLeaps以外で作成した書類をMakeLeapsで送る場合

MakeLeaps以外で作成した請求書などのPDFを添付し「セキュア送信」や「郵送代行」で送付する場合、該当書類はそれぞれ「電子取引」と「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。

※取引情報と関係のない書類(各種お知らせや休業日案内など)のPDFは保存義務が発生しません。

この時これらの書類はMakeLeaps上で作成されておらず、該当の書類データはMakeLeapsの書類一覧に保存されていません。

そのため、この場合はそれぞれ「電子取引」または「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しの保存要件に沿って、別途ご自身で保存する必要があります。

保存方法など個別具体的な詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。

▼国税庁HP:https://www.nta.go.jp/index.htm

関連記事

MakeLeapsと電子帳簿保存法

発行書類控えを確認する

回答が見つかりましたか?