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1. 電子帳簿保存法とは
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電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、各種税法において書面（紙）で保存することが義務づけられている帳簿や書類を、一定の要件のもとで電磁的記録等（電子データ）によって保存することを認め、電磁的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
以下のような帳簿や書類が該当します。
- 自己が発行した帳簿：「売上台帳」「仕入台帳」など（国税関係帳簿）
- 自己が発行した書類：「貸借対照表」「損益計算書」など（決算関係書類）
- 自己が発行した書類の写し：「請求書控」「領収書控」「納品書控」など(取引関係書類)
- 相手方から受領した書類：「請求書」「領収書」「納品書」(取引関係書類)
- 電子取引に関わる電磁的記録：EDIやペーパーレスFAX、メール添付で授受する書類（電子取引）
上記のように、電子帳簿保存法は各種税法に関わる様々な書類を対象とした法律です。
合わせて、帳簿書類の保存方法については詳細な要件が定められている為、各帳簿書類を「作成し、送付(送信)する側」と「受領（受信）する側」がそれぞれ適切に保存することが求められます。
※万が一、適正な保存が行われていない場合は重加算税や青色申告の取り消し措置を受ける可能性があります。
特に、2022年1月1日施行の改正電子帳簿保存法においては、電磁的記録（電子データ）で授受した書類を、書面（紙）に出力して保存を行なうことが不可となる点に注意が必要です。
また電子帳簿保存法では、電磁的記録（電子データ）による保存を次の3つに分類しています。
電子帳簿書類保存：電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存
スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存
電子取引：電磁的に授受した取引情報をデータで保存
なお、MakeLeapsで管理*され、送付された書類については下記の範囲で対応可能です。（「発行書類控え」機能）
「取引関係書類」の自己が発行した書類の写し（請求書控、領収書控えなど）を「電子書類保存」の要件に沿って保存をする
「電子取引」における取引情報をその要件に沿って保存する
*MakeLeapsで管理している書類とは：MakeLeapsで電子帳簿保存法に求められる取引金額等の情報および発行PDFファイルを管理している書類。具体的には、MakeLeaps上で作成された書類、またはMakeLeaps以外で作成され、必要情報と合わせてMakeLeaps上に保存されている書類が該当します。
2. MakeLeapsと電子帳簿保存法
MakeLeapsで書類を取引先へ送付する際は、その書類の管理・送付方法によって電子帳簿保存法における取り扱いが変わります。
①MakeLeapsで送付する
MakeLeapsで管理している書類をMakeLeapsで送る場合下記の要件を満たします。
（１）セキュア送信で送付/ 取引先受信箱へ送信
MakeLeapsで管理している書類を「セキュア送信」または「取引先受信箱へ送信」で送付した場合、該当書類は電子帳簿保存法における「電子取引」として扱われます。
MakeLeapsから送付された時点で「発行書類控え」機能により、その「取引情報」と「送付時点のPDF」がMakeLeapsに自動的に保存されるため、「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信（発行）」側の保存要件を満たします。
（２）郵送代行で送付
MakeLeapsで管理している書類を「郵送代行」で送付した場合、該当書類は電子帳簿保存法における「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。
MakeLeapsから送付された時点で「発行書類控え」機能により、その「取引情報」と「送付時点のPDF」がMakeLeapsに自動的に保存されるため、「電子書類保存」における「送信（発行）」側の保存要件を満たします。
②MakeLeaps以外（電子）で送付する
MakeLeapsで管理している書類のPDFをダウンロードし、メールやペーパーレスFAX（複合機等）で送付している場合や、「取引先用リンク」を作成し取引先にメールで送付している場合、該当書類は電子帳簿保存法における「電子取引」として扱われます。（MakeLeapsで管理している書類をMakeLeaps以外（電子）で送る場合）
この時MakeLeapsを通さずに書類を送付しているため、送付時点の「取引情報」と「送付時点のPDF」は自動では「発行書類控え」に残りません。
MakeLeaps上で手動で「送付済み」とすることで「発行書類控え」に書類を保存することができます。
MakeLeaps上で書類を原本として管理する場合には、真実性を確保するため、事務運用規定を作成して運用する必要があります。事務運用規定のサンプルは「事務規定のサンプル」よりダウンロードしてご利用ください。
MakeLeapsの「発行書類控え」機能以外で保存される場合、送付後にMakeLeaps上の書類を編集/削除すると、その履歴はMakeLeapsに残りますが別途「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信（発行）」側の保存要件に沿って電子データの保存を行なう必要があります。
保存方法など個別具体的な詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。
③MakeLeaps以外（電子以外）で送付する
MakeLeapsで管理している書類のPDFをダウンロード/印刷し、紙の書類をご自身で郵送やFAXで送付を行なっている場合、該当書類は電子帳簿保存法における「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。（MakeLeapsで管理している書類をMakeLeaps以外（電子以外）で送る場合）
この時MakeLeapsを通さずに書類を送付しているため、送付時点の「取引情報」と「送付時点のPDF」は自動では「発行書類控え」に残りません。
MakeLeapsの「発行書類控え」機能以外で保存される場合、MakeLeaps上で管理されている書類は印刷後も、「書類一覧」より書類の検索が可能なため「電子書類保存」における「送信（発行）」側の保存要件は満たします。
※MakeLeapsで管理している書類が送付書類の原本である必要があります。
しかし現在のMakeLeapsの仕様上、印刷後に対象書類の編集及び差し替え・削除が可能となっています。
そのため書類作成、または書類管理データ作成後の原本編集を管理する場合、MakeLeapsの承認機能を用いて「承認済み書類の編集防止」を設定してください。（承認機能の詳細は「承認機能を利用する」の記事をご参照ください。）
MakeLeaps上で手動で「送付済み」とすることで「発行書類控え」に書類を保存することができます。
MakeLeaps上で書類を原本として管理する場合には、真実性を確保するため、事務運用規定を作成して運用する必要があります。事務運用規定のサンプルは「事務規定のサンプル」よりダウンロードしてご利用ください。
※紙原本を保存する場合、「電子書類としての記録保存」として扱われるため、「スキャナ保存」の要件を満たす機能ではありません。
税法上の留意点など詳細については、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。
④MakeLeaps以外で管理している書類
MakeLeaps以外で作成され、MakeLeaps上で必要情報が保存されていない請求書などのPDFを添付し「セキュア送信」、「取引先受信箱」や「郵送代行」で送付する場合、該当書類はそれぞれ「電子取引」と「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しとして扱われます。
※取引情報と関係のない書類（各種お知らせや休業日案内など）のPDFは保存義務が発生しません。
この時これらの書類はMakeLeaps上で管理されておらず、該当の書類データはMakeLeapsの書類一覧に保存されていません。
そのため、この場合はそれぞれ「電子取引」または「取引関係書類」の自己が発行した書類の写しの保存要件に沿って、別途ご自身で保存する、もしくは必要な書類情報とあわせてMakeLeaps上にアップロードし、MakeLeaps上で管理する必要があります。
保存方法など個別具体的な詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。
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