*目次
  1. MakeLeapsにおける電子取引データ保存要件の対応方法

  2. システム運用の例

「MakeLeaps」は、クラウド上で簡単に見積書や請求書をはじめとする書類を作成でき、承認、郵送代行や電子送付、入金管理や売上レポートの表示ができる請求管理ソフトです。

MakeLeapsのサービスおよび各種機能の案内はこちら(https://www.makeleaps.jp/)よりご確認いただけます。

1. MakeLeapsにおける電子取引データ保存要件の対応方法

2022年1月1日の電子帳簿保存法改正後、電子データの保存において送付(送信)側が求められる各要件についてMakeLeapsでは下記のように要件を満たします。

■真実性

- 改ざん防止

【要件】

下記のいずれかが確認できること

①タイムスタンプを付す

②正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用で、訂正又は削除を行った場合はこれらの事実及び内容を確認できる

③取引情報にタイムスタンプが付された後、授受を行う

④次のいずれかを満たす電子計算機処理システムを使用して取引情報の授受及び保存を行うこと

 〇訂正又は削除を行った場合はこれらの事実及び内容を確認できること

 〇訂正削除を行うことができないこと

<MakeLeaps>

④の要件に対応。

  1. MakeLeapsで管理されている書類*は訂正又は削除を行うことが可能

  2. MakeLeapsで書類訂正を行った場合、訂正したデータは検索・閲覧などが可能

  3. 削除の履歴(日時/実行者)を確認可能

  4. 削除時には、保存されている確定データの削除権限はユーザには付与せず、法定期間内に検索・閲覧などが可能

※書類は自己が一貫して電子計算機を使用している(手書き運用部分はありません)

*MakeLeapsで管理している書類とは:MakeLeapsで電子帳簿保存法に求められる取引金額等の情報および発行PDFファイルを管理している書類。具体的にはMakeLeaps上で作成された書類、またはMakeLeaps以外で作成され、必要情報と合わせてMakeLeaps上に保存されている書類が該当します。

■可視性

- 検索機能の確保

【要件】

•検索項目を「取引等の年月日」、「取引金額」及び「取引先」に限定

•保存義務者が国税庁等の当該職員の質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることとする場合にあっては、範囲指定及び項目を組み合わせて設定できる機能の確保を不要とする

•判定期間における売上高が1,000万円以下である保存義務者が上記の求めに応じることとする場合にあっては、検索要件の全てを不要とする

<MakeLeaps>

以下の内容で対応。

  1. MakeLeapsの「発行書類控え」画面上で「取引等の年月日(発行日)」、「取引金額(合計金額)」及び「取引先」を指定して、検索が可能

  2. 「取引年月日」「取引金額」については「発行書類控え」画面より範囲検索が可能

なお、対象書類のPDFは画面上で速やかに表示することが可能です。

ただし、ブラウザの利用およびPDFファイルの閲覧ができるハードウェアやデータ量を考慮した閲覧環境はご自身で整備する必要があります。

また、書類作成時には下図青枠箇所にて「発行日(=取引年月日)」と「取引先」を設定し「保存」します。

- 関係書類の備付

【要件】

システム関係書類の備付

<MakeLeaps>

MakeLeapsのヘルプセンターによりWebマニュアル、運用ガイドを提供。

なお、電子計算処理に係る事務手続きを明らかにした書類及び電磁的記録の備付け及び、保存に関する事務手続きを明らかにした書類はご自身で整備する必要があります。

2. システム運用の例

※「発行書類控え」機能の詳細についてはこちら

■保存

(1)MakeLeapsで書類を作成する

※編集後は「履歴」に改定年月日(編集日時)が追記保存されます

(2)MakeLeapsからセキュア送信/郵送代行で送付する

(3)MakeLeapsに「発行書類控え」が保存される(11年3ヶ月間)

■訂正

(1)MakeLeapsで書類を訂正(編集)する

(2)MakeLeapsからセキュア送信/郵送代行で送付する

(3)MakeLeapsに「発行書類控え」の訂正版が保存される(11年3ヶ月間)

■削除

(1)MakeLeapsで書類を削除する

※各書類は「表示」>「削除」より、論理的削除が行なえます。

(2)MakeLeapsで書類削除の「履歴」イベントが保存される

(3)過去に送付した発行書類控えは削除されず、法定期間内保存される

※書類は論理的に削除されていますが、「発行書類控え」から過去に送付した書類情報が確認できます。

※法定期間は7年間ですが、MakeLeapsの「発行書類控え」は11年3ヶ月間保存されます。

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