*目次
  1. 「発行書類控え」とは

  2. 「発行書類控え」が保存される条件

  3. 「発行書類控え」を確認する

  4. 「発行書類控え」を検索する

1. 「発行書類控え」とは

2022年1月1日施行の電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信(発行)」側の保存要件を満たすための機能です。

「受信(受領)」側の保存要件を満たす機能ではございませんので予めご留意ください。

電子帳簿保存法における「受信(受領)」側に関わる保存要件などの詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。

▼国税庁HP(電子帳簿保存法関係):

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm

「発行書類控え」には、MakeLeaps上で作成した書類を「セキュア送信」または「郵送代行」にて送付した際に、その「取引情報」と「送付時点のPDF」が自動的に保存されます。(保存期間は「保存日時」から11年間です。)

機能の詳細については下記に記載します。

※本機能は、別途定めがない限り「無料トライアル」期間中及び、全ての「有料プラン」ご契約期間中に自動的に適用されます。

※対象書類はMakeLeaps上で作成された「発注書(取引先宛)」「見積書」「注文請書」「作業報告書」「納品書」「請求書」「領収書」です。

※「発行書類控え」のデータをエクスポートする機能は順次対応予定です。

なお、MakeLeapsは日本国内のデータセンターを利用しデータを保管しています。

そのためインターネット接続が可能な環境があれば、ご利用者様の納税地から「発行書類控え」の保存、確認、検索等を行うことができます。

2. 「発行書類控え」が保存される条件

無料トライアル期間中及び、MakeLeaps単体版の各有料プラン、ML4SF各プランのご契約期間中にMakeLeaps上で作成され、「セキュア送信」もしくは「郵送代行」で送付された書類が自動的に「発行書類控え」として保存/表示されます。

なお、MakeLeaps以外で作成し、送付時に添付された書類PDFの情報は「発行書類控え」には保存されません。

また、対応プランにご契約されていない期間中にMakeLeapsから送付された書類や、「セキュア送信」や「郵送代行」以外で送付された書類の情報は保存されません。

※アカウントを削除した場合は、「発行書類控え」も削除されます。

(例)①無料トライアル→②法人プラン→③無料プラン→④エンタープライズプラン

上記のようにご契約プランの変更を行なわれている場合、③の期間は「発行書類控え」が非表示となり、情報も保存されません。

また、④時点では「発行書類控え」が表示され情報の保存はされますが、③期間中の「発行書類控え」は情報が保存されていないため閲覧不可となりますのでご留意ください。

3. 「発行書類控え」を確認する

「発行書類控え」は「履歴」タブから確認できます。

※複数の書類をまとめて送付している場合でも、「発行書類控え」には各書類の情報がそれぞれ保存されます。

▼「発行書類控え」画面上の各項目について

保存日時:

該当の書類が「セキュア送信」もしくは「郵送代行」または、その両方で送付された年月日と時間が表示されます。

書類:

対象書類の種類と書類番号が表示されます。

※PDF項目カスタムテンプレートを使用して「書類名」を変更している場合は、元書類の種類(請求書、納品書、見積書など)と書類番号が表示されます。

発行日(取引日):

対象書類上に記載されている「発行日」が表示されます。

取引先:

書類の宛先となっている取引先名が表示されます。

※もしも送付後に取引先名が変更されている場合、一覧上では変更後の取引先名が表示されますが「詳細」には送付時点の取引先名が表示されます。

取引金額:

対象書類に記載されている合計金額が表示されます。

詳細:

「詳細」ボタンをクリックすると下図のように、各書類控えの詳細が表示されます。

また、「PDFを見る」ボタンから実際に送付されたPDFが確認できます。

4. 「発行書類控え」を検索する

「発行書類控え」ページ上部の検索欄より、既に保存されている取引情報を検索することが可能です。

「検索▼」では「取引先名」や「書類番号」を入力して検索することができます。

また下図のように「書類種類」を絞り込んで検索することも可能です。

「絞り込み」では、「保存日時」「取引金額(合計金額)」「発行日」などの条件を指定し、より限定的な検索結果を表示することができます。

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