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1. 「発行書類控え」とは
2022年1月1日施行の電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信（発行）」側の保存要件を満たすための機能です。
「受信（受領）」側の保存要件を満たす機能ではございませんので予めご留意ください。
「受信（受領）」側の書類保存に対応した連携サービスはこちら
電子帳簿保存法における「受信（受領）」側に関わる保存要件などの詳細につきましては、所轄の税務署及び国税庁へ直接お問い合わせください。
▼国税庁HP（電子帳簿保存法関係）：
発行書類控えでは、「送付手段」、「取引情報」と「送付時点のPDF」が保存されます。
また、送付時点で交付した書類の電磁的記録は訂正・削除できない状態で保存されます。
保存のタイミング及び条件については、目次.2「「発行書類控え」が保存される条件」をご確認ください。
「発行書類控え」の保存期間は「保存日時」から11年3ヶ月間です。
機能の詳細については下記に記載します。
*MakeLeapsで管理している書類とは：MakeLeapsで電子帳簿保存法に求められる取引金額等の情報および発行PDFファイルを管理している書類。具体的にはMakeLeaps上で作成された書類、またはMakeLeaps以外で作成され、必要情報と合わせてMakeLeaps上に保存されている書類が該当します。
※本機能は、別途定めがない限り「無料トライアル」期間中及び、全ての「有料プラン」ご契約期間中に自動的に適用されます。
なお、MakeLeapsは日本国内のデータセンターを利用しデータを保管しています。
そのためインターネット接続が可能な環境があれば、ご利用者様の納税地から「発行書類控え」の保存、確認、検索等を行うことができます。
■対象書類
「発行書類控え」に保存される対象の書類はMakeLeaps上で管理されている以下の書類です。
発注書(取引先宛)
見積書
注文請書
作業報告書
納品書
支払通知書
請求書
領収書
2. 保存される条件
無料トライアル期間中及び、MakeLeaps単体版の各有料プラン、ML4SF各プランのご契約期間中に下記の操作を行った書類が「発行書類控え」として保存/表示されます。
・MakeLeaps上で管理され「セキュア送信」「取引先受信箱へ送信」もしくは「郵送代行」で送付された書類
・MakeLeaps上で管理され「送付済み」の設定をした書類
※同一書類を再送付または「送付済み」と再設定した場合、初回送付の情報と、再送時の情報がそれぞれ保存されます。
下記の条件下では「発行書類控え」に保存されません。
・MakeLeaps以外で作成・管理され、送付時に添付された書類
・無料プランご利用期間に「送付」及び「送付済み」の設定をした書類
※アカウントを削除した場合は、「発行書類控え」も削除されます。
（例）①無料トライアル→②法人プラン→③無料プラン→④エンタープライズプラン
上記のようにご契約プランの変更を行なわれている場合、③の期間は「発行書類控え」が非表示となり、情報も保存されません。
また、④時点では「発行書類控え」が表示され情報の保存はされますが、③期間中の「発行書類控え」は情報が保存されていないため閲覧不可となりますのでご留意ください。
3. 確認する
「発行書類控え」は「履歴」タブから確認できます。
※複数の書類をまとめて送付している場合でも、「発行書類控え」には各書類の情報がそれぞれ保存されます。
▼「発行書類控え」画面上の各項目について
１ 保存日時：
当該書類の発行書類控えが保存された年月日と時間が表示されます。
保存のタイミングは、目次2.「「発行書類控え」が保存される条件」をご確認ください。
２ 書類：
対象書類の種類と書類番号が表示されます。
※標準テンプレートのカスタマイズ機能を使用して「書類名」を変更している場合は、元書類の種類（請求書、納品書、見積書など）と書類番号が表示されます。
３ 発行日（取引日）：
対象書類上に記載されている「発行日」が表示されます。
４ 取引先：
書類の宛先となっている取引先名が表示されます。
※もしも送付後に取引先名が変更されている場合、一覧上では変更後の取引先名が表示されますが「詳細」には送付時点の取引先名が表示されます。
５ 取引金額：
対象書類に記載されている合計金額が表示されます。
６ 詳細：
「詳細」ボタンをクリックすると下図のように、各書類控えの詳細が表示されます。
※上記の内、発行日（取引日）、取引先、取引金額が電子帳簿保存法で定められている電子取引データの記録事項に該当します。
詳細画面をクリックすると、上記項目の他に、以下の情報を確認することができます。
１ 書類外部ID（設定している場合）
２ 送信者
３ 送付手段: 具体的な送付方法（セキュア送信・取引先受信箱へ送信・郵送代行など）
４ 法的発行形態: 送付方法の法的区分（セキュア送信の場合: 「MakeLeapsから電子送付」）
また、「PDFを見る」ボタンから実際に送付されたPDFが確認できます。
表示されるPDFファイルは、パソコンへの保存やプリンタ機能があれば印刷も可能です。
4. 検索する
「発行書類控え」ページ上部の検索欄より、既に保存されている取引情報を検索することが可能です。
「検索▼」では「取引先名」や「書類番号」を入力して検索することができます。
また「書類の種類」「送付手段」「法的発行形態」から書類を絞り込むことも可能です。
「絞り込み」では、「保存日時」「取引金額（合計金額）」「発行日」などの条件を指定し、より限定的な検索結果を表示することができます。
※期間の指定可能範囲に制限はありません。
※ブラウザの利用およびPDFファイルの閲覧ができるハードウェアやデータ量を考慮した閲覧環境はご自身で整備する必要があります。
※コード番号（取引先外部ID、商品コード等）に関連付けられている名称あるいは数値で表記してディスプレイに表示されます。
↓
なお、書類作成の性質上「取引金額」等の値は「無し」にはならず、最小値は「0」になります。
5. エクスポートする
「発行書類控え」ページにて下図赤枠の「エクスポート」ボタンより、発行書類控えデータをExcelまたはCSV形式でエクスポートすることが可能です。
↓
エクスポートされたファイルでは、電磁的記録として発行日（取引日）、取引先、取引金額が確認できます。
また、MakeLeaps上で作成された書類の場合は、書類に記載されている詳細項目や備考欄の内容なども含まれます。
※ブラウザの印刷機能を利用して、検索結果の画面を印刷できます。また、エクセルなどにエクスポートしてから印刷することも可能です。
※記録事項が分割されずに印刷可能です。
※こちらのデータは「発行書類控え」の履歴データのため、書類の原本として扱うことはできません。
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