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取引先の連絡先登録・削除・編集はこちら

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※ML4SFでは操作方法が異なりますので、こちらをご覧ください


1. 取引先を追加する

MakeLeapsにおける取引先データの扱いについては「取引先について」、取引先ごとの情報の詳細については「取引先ごとの情報を確認・設定する」をご参照ください。

【操作方法】

(1)画面左側メニュー「取引先」の「+」ボタンをクリックする

(2)表示される画面上の各項目を入力した後、「取引先を作成」をクリックする

各項目の詳細は「2. 取引先情報に登録できる項目」をご参照ください。


2. 取引先情報に登録できる項目

取引先情報に登録できる項目は以下の通りです。

◾️ 「取引先を追加」から登録できる項目

1 会社名

記入せずに保存すると個人取引先が作成されます。

2 姓・名

会社名と合わせて保存すると組織情報に紐づく個人連絡先として登録されます。

3 肩書

4 部門

5 電話番号

6 FAX番号

7 Eメール *書類上には表示されません。

8 グループ *書類上には表示されません。

取引先に所属するグループを設定することができます。グループ機能の詳細については「グループ/役割を作成・設定をする」をご参照ください。

9 請求の締め日 *書類上には表示されません。

請求の締め日を設定することができます。締め日設定の詳細については「請求締め日を設定する」をご参照ください。

◾️ 住所

住所を登録する場合には「住所」項目上で「住所あり」を選択し、住所を入力してください。

登録された住所は<実際の請求書表示>赤枠部分に反映されます。

「住所形式」から外国式表記を選択すると、住所項目が並び変わります。

<実際の請求書表示>

「取引先を追加」の会社名からFAX番号、住所の情報が実際の書類上に反映されます。


3. 取引先情報を確認・編集する

作成された情報は、「取引先」画面の「連絡先」から確認することができます。登録内容の変更が必要な場合は、「編集」から編集画面に遷移することができます。

※変更内容は既存の書類には反映しません。

既存書類上の表示を変更されたい場合には、該当書類を一度「編集」し「保存」をしていただくことで変更内容を反映することが可能です。(送付予約済みの場合には送付予約をキャンセルした上で再度予約操作を行なってください。)

各項目の詳細については、「2. 取引先情報に登録できる項目」をご参照ください。

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4. 取引先情報を削除する

その取引先に宛てた書類が存在していない場合のみ、取引先詳細ページ右上にあるゴミ箱アイコンから取引先データを削除することができます。

◾️ 削除できないケースとその削除方法

その取引先に宛てた書類情報が存在する場合には、取引先を削除することができません。

削除が必要な場合には、一度その取引先宛に作成した書類の宛先を、別の取引先へ設定する作業が必要となります。

もし取引先へ宛てた書類を削除している場合、まずは書類の削除を取り消し、宛先の変更を行ってください。

【操作方法】

(1)削除したい取引先へ宛てた書類の編集画面を開く

(2)宛先を別の取引先へ変更する

(3)全ての書類について変更が完了したら、対象取引先を削除する

取引先削除・アーカイブの違いについては、「[FAQ] 取引先を削除するにはどうしたらよいですか。」をご参照ください。


5. 取引先情報をアーカイブする

「取引先のアーカイブ」をすると有効な取引先(書類を作成・送付できる取引先)から外れます。

【操作方法】

(1)左メニューの「取引先」をクリックする

(2)「有効な取引先」よりアーカイブしたい取引先を選択し、右に表示されるメニュー上の「取引先のアーカイブ」をクリックする

※一括操作はできません。

※取引先に紐づく書類が送付予約されている場合、下記の確認画面が表示されます。アーカイブすると送付予約は取り消されますが、送付依頼は「送付前確認」画面上に残り、エラーが表示され送付不可となります。ご確認の上、「取引先をアーカイブ」を行ってください。

アーカイブされた取引先は、取引先一覧ページの下部に表示されます。

◾️ 取引先をアーカイブから戻す(再有効化する)

※有効取引先数上限に達している場合は操作できません。

【操作方法】

(1)左メニューの「取引先」をクリックする

(2)ページ下部にある「アーカイブされた取引先」より取引先を選択し、「アーカイブから戻す」をクリックする

※一括操作はできません。

取引先削除・アーカイブの違いについては、「[FAQ] 取引先を削除するにはどうしたらよいですか。」をご参照ください。


6. 取引先を一括で追加する(インポート)

CSVまたはExcel形式のファイルを用いてデータをインポートし、取引先データを一括で作成できます。

※インポートを用いての取引先情報の変更はできません

データをインポートする」を参照し、インポートファイルのフォーマットをダウンロードしてください。

※ML4SFでは操作方法が異なりますので、こちらをご覧ください

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7. 取引先の連絡先を追加する

組織取引先には、複数の個人連絡先を登録することができます。

以下の手順に沿って追加してください。

【操作方法】

(1)「取引先」から、該当する取引先の詳細ページにアクセスし、「連絡先」をクリックする

(2)ページ下部にある「連絡先を追加」をクリックする

(3)表示される画面上の各項目を入力した後、「連絡先を保存」をクリックする

登録する項目については、「2. 取引先情報に登録できる項目」の入力項目2-7と同一です。


8. 取引先の連絡先を確認・編集する

作成された情報は、「取引先」画面の「連絡先」から確認することができます。

登録内容の変更が必要な場合は、「編集」から編集画面に遷移することができます。

各項目の詳細については、「2. 取引先情報に登録できる項目」の入力項目2-7をご参照ください。

各項目の詳細については、「2. 取引先情報に登録できる項目」の入力項目2-7をご参照ください。


9. 取引先の連絡先を削除する

連絡先を削除する場合は、連絡先情報の右上にあるゴミ箱アイコンをクリックしてください。

<削除できないケース>

①対象の連絡先宛の書類が1通でも存在する場合

「この連絡先に宛てた書類があるため削除できません」とメッセージが表示されます。

削除が必要な場合には、既存書類の宛先を変更の上で削除してください。

②対象の連絡先が「デフォルトの連絡先」として指定されている場合

「デフォルトの連絡先として指定されている場合は削除することはできません」とメッセージが表示されます。

削除が必要な場合には、別の連絡先を「デフォルトの連絡先」として指定した上で削除してください。

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