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書類送付のデフォルト設定をする
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1.書類送付のデフォルト設定とは

MakeLeapsでは、書類の送付方法、セキュア送信時のメッセージや宛先などをあらかじめ設定しておくことができます。

「自社情報」より「書類の送付設定」を設定・変更することができます。

設定方法については「書類の送付設定を設定・変更する」をご参照ください。

※上記の設定後に新規で登録された取引先に適用されます。

登録済みの取引先について設定を変更する場合は目次2.「取引先毎に設定する」をご参照ください。


2. 取引先毎に設定する

MakeLeapsでは、書類の送付方法、セキュア送信時のメッセージや宛先などを取引先ごとにあらかじめ設定しておくことができます。

■項目の詳細

  1. 送付方法

    デフォルトの送付方法を指定できます。

    複数選択することも可能です。

  2. カード決済※セキュア送信時のみ利用可能です。

    MakeLeapsカード決済はMakeLeapsで作成した請求書の支払いを、クレジットカード決済で受付けられる機能です。詳細については「MakeLeapsカード決済 / Stripe」をご参照ください。

  3. 取引先受信箱ユーザー

    「取引ポータル by MakeLeaps」へアクセスできるユーザーのメールアドレスを設定します。詳細については「取引先受信箱ユーザーを設定する」をご参照ください。

  4. 取引先による取引先受信箱ユーザーの編集を許可

    取引先による取引ポータル上での「取引先受信箱ユーザー」の編集を許可します。詳細については「取引ポータルby MakeLeapsとは」を参照してください。

  5. パスワード保護

    セキュア送信で送付された書類の表示/ダウンロード画面へアクセスするためのパスワードを付与し書類を保護することが可能です。詳細については「セキュア送信にパスワードを設定する」をご参照ください。

  6. セキュア送信の宛先

    セキュア送信時のデフォルト送付先を指定できます。

    「書類の連絡先」「取引先で指定した連絡先」から選択できます。

    「取引先で指定した連絡先」を指定すると、書類上に表記されている宛先に関わらず送付先となる連絡先を指定することができます。

  7. デフォルトの件名

    書類を送付する際の件名です。

  8. デフォルトのメッセージ

    書類を送付する際のメール内のメッセージです。変数を追加し、書類や取引先の情報を差し込むことができます。

【操作方法】

(1)画面左の「取引先」をクリックする

(2)編集したい取引先名をクリックする

(3)「書類の送付設定」をクリックする

デフォルトの送付方法・取引先受信箱ユーザー・セキュア送信先・セキュア送信時のメッセージを編集できます。

■ 送付方法/カード決済を設定する

【操作方法】

(1)書類の送付設定の右側の「編集」をクリックする

(2)この取引先へのデフォルトの送付方法を取引先受信箱へ送信・セキュア送信・郵送から選択し、MakeLeapsカード決済を利用する場合はチェックを入れ「保存」をクリックする

■取引先受信箱ユーザーを設定する

「取引ポータル」にアクセスするメールアドレスを設定することができます。

【操作方法】

(1)書類の送付設定の右側の「編集」をクリックする

(2)メールアドレスを入力・選択し、保存する

枠内に、直接メールアドレスを入力することができます。(※ここで登録したメールアドレスは、取引先の連絡先として新たに登録されることはありません。)

また、入力欄右側のプルダウンをクリックすると、その取引先に登録されているメールアドレスを選択することができます。(※この際にメールアドレスを編集することもできますが、その編集内容は連絡先情報上には反映されません)

※取引先受信箱ユーザーは最低 1 件の登録が必要です。(最大 3 件まで)

※取引ポータルへユーザーがアクセスした際、「取引先受信箱ユーザー」として登録のあるメールアドレスからのアクセスのみが許可されます。

新規書類のお知らせが送付された後に、この登録メールアドレスが変更された場合にはメールを受信していても取引ポータルへアクセスできません。

メールアドレス設定後の操作、そのほか機能詳細については「取引ポータル by MakeLeapsとは」をご参照ください。

■取引先による取引先受信箱ユーザーの編集を許可する

取引先の取引ポータルページから、取引ポータルにアクセスするメールアドレスの編集を許可する設定を行います。

【操作方法】

(1)書類の送付設定の右側の「編集」をクリックする

(2)「取引先による取引先受信箱ユーザーの編集を許可」にチェックを入れ、保存する

■セキュア送信の詳細を設定する

デフォルトの送付方法・送信先・セキュア送信時のメッセージを編集できます。

【操作方法】

(1)書類の送付設定の右側の「編集」をクリックする

(2)各項目を設定し「保存」をクリックする


3. 取引先の設定を一括変更する

「取引先一覧」で複数の取引先の送付設定を変更することが可能です。

※既存の取引先のデフォルト設定の変更方法です。今後新規で作成する取引先のデフォルト送付設定は「自社情報を編集する」をご参照ください。

■ 送付方法を変更する

(1)画面左の「取引先」をクリックする

(2)変更したい取引先にチェックを入れ、「送付方法を設定」をクリックする

<すべての有効な取引先の送付設定を変更したい場合>

「有効取引先数」をクリックし、「すべてのページで選択」にチェックを入れると有効な取引先として登録されている全ての取引先に変更が反映されます。

(3)変更したい送付方法を選択し「保存」をクリックする

■ セキュア送信の設定を変更する

MakeLeapsの画面上からは以下の設定の変更が可能です。

・デフォルトの件名

・デフォルトのメッセージ

・パスワード保護の有効化

【操作方法】

(1)画面左の「取引先」をクリックする

(2)変更したい取引先にチェックを入れ、「セキュア送信のデフォルトメッセージの設定」をクリックする

(3)変更したい内容の「変更」をクリックする

(4)変更後の内容を記載し「保存」をクリックする

■ インポートで送付設定を一括変更する

MakeLeapsに登録済みの取引先の「送付設定」データは、エクスポートして任意の項目内容を書き換えた上でインポートをする方法でも一括変更することができます。

MakeLeapsカード決済の有効化取引先受信箱ユーザーのメールアドレス登録については画面上からの一括操作ができないので、この方法で設定を行ってください。

すでにMakeLeapsに登録されている取引先(MIDが存在する取引先)に対する送付設定の変更のみが可能です。

新規取引先追加と同時に送付設定を行うことはできません。

<インポートで一括変更可能な項目>

・MakeLeapsカード決済の有効化

・取引先受信箱ユーザーのメールアドレス登録

・デフォルトの送付方法の指定(取引先受信箱へ送信・セキュア送信・郵送)

・デフォルトの件名

・デフォルトのメッセージ

・パスワード保護の有効化

<インポートで一括変更ができない項目>

・取引先名

・取引先外部ID

・セキュア送信の宛先(書類の連絡先/ 取引先で指定した連絡先)

・「取引先で指定した連絡先」選択時のセキュア送信の宛先

・取引先アーカイブ日(※アーカイブ済みの取引先かどうかを問わず、取引先アーカイブ日の列に値がある行は、インポート時に行がスキップされます。)

【操作手順】

(1)「取引先」から取引先一覧を開き、送付設定データをエクスポートする

(2)エクスポートしたファイルを開き、変更したい部分を上書きしデータを保存する

※それぞれの項目の仕様詳細については以下のエクセルファイルに記載されている内容

をよくご確認の上ファイルを作成してください。

↓こちらのボタンをクリックすると詳細仕様をダウンロードできます。

(3)(2)で変更したエクセルファイルを「自社情報」>「インポート」から選択し、「次のページへ」をクリックする

(4)読み込まれたデータの内容を確認し、「インポートを開始」をクリックする

※インポートで一括変更できない項目がインポートファイルに含まれている場合、取引先アーカイブ日列に値が入っている場合など、項目スキップのメッセージが表示されることがあります。内容をご確認の上、そのまま「インポートを開始」ボタンをクリックしてください。

インポートが完了したら以下のような画面に切り替わります。

◾️注意事項

・エクスポートファイルをインポートに使用するワークフローについて

この変更は既存取引先に付与されたID(MID)を使用するため、エクスポートファイルをそのままインポートファイルとしてご利用いただきますが、書類・取引先情報など他のデータについてはエクスポートファイルを使用したインポート操作を推奨しておりません。

・取引先MIDについて

この操作には取引先情報ごとにシステム上で付与されたID(取引先MID)を使用しますが、このMIDは取引先情報、書類情報など別データのインポートには使用することができません。


4. 変数を設定する

件名・デフォルトメッセージ内で以下の変数を使うことにより、セキュア送信のメッセージ内で宛先/日付/書類/差出人の情報を書類・送付ごとに自動反映させることができます。

【操作方法】

(1)カスタム件名/デフォルトのメッセージの右側の「+」をクリックする

※「送信先リスト」の一部変数については、直接入力していただく必要があります。詳細については「■送信先リストに用いる変数及び表示例」をご参照ください。

(2)挿入したい変数をクリックし「保存」をクリックする

■変数一覧

下記の変数は「+」ボタンから選択可能な変数と表示例です。

※送信先が複数ある場合と送信先が組織の場合は、@(full_contact_name_with_honorific)と@(contact_last_name_with_honorific)を使用時、「取引先名+御中」と表記されます。また、@(contact_name)を使用時は「取引先名」のみが表示されます。

※@(document_due_date)を使用時、「支払期限」が書類上で設定されているかご確認ください。

※複数書類の送付時は、一番初めの書類番号/書類種類のみが表示されます。

※半角英数字のみ使用可能です。

※表記に誤りがある場合、書類に適切に反映されません。

※差出人の署名の出力内容は予め設定いただく必要があります。

■送信先リストの変数・表示例

送信先リストとは:宛先に設定したメールアドレスをリストとしてセキュア送信内に表示させる変数です。

受信者は、そのセキュア送信が他にどの送付先に送られたかをご確認いただけます。

メールアドレスのみ表示の2種類の変数(上記の表画像の※印がついていないもの)は、メッセージ編集画面右側の [+] ボタンをクリックすることで変数を挿入することができます。選択肢から「送信先リスト(カンマ区切り)」、もしくは「送信先リスト(改行区切り)」のいずれかを選択してください。

※以下の変数(リスト内に送信先名を表示させるもの)については、MakeLeaps上の「+」アイコンから変数の選択ができません。直接変数を入力してください。下記をコピーしていただくことでミスタイプを防げます。ご活用ください。

送信先名+メールアドレス/ カンマ区切り:@(to_comma_name)

送信先名+メールアドレス/改行区切り:@(to_newline_name)

送信先名+敬称+メールアドレス/カンマ区切り:@(to_comma_honorific)

送信先名+敬称+メールアドレス/改行区切り:@(to_newline_honorific)

■変数の入力例と表示例

※変数は書類送付時に書類情報や送付情報を反映させます。変数の実際の表記を確認したい場合は、カスタム件名/デフォルトメッセージの設定後、書類の送付前確認画面に書類を追加し、ご確認ください。

【件名の例】

【表示例】

【デフォルトメッセージの例】

【表示例】

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