【ML4SF】メールアドレス収集機能を設定する

※本機能はベータ版の機能となります。利用を希望される場合にはお知らせください。

メールアドレス収集機能とは、取引先が登録ページからメールアドレスを入力することで、その情報が自動的にMakeLeapsへ登録される機能です。

MakeLeaps上で取引先へのメールアドレスの登録ページへ誘導する案内文書を作成し、郵送代行で送付する書類に同封することができます。

また、メールアドレスの登録ページのURLを共有することでも、取引先へ案内することができます。ご利用時の操作の流れについては「利用の流れ」を参照してください。

本機能を利用することで、簡単、かつ確実に取引先のメールアドレス情報を登録し、スムーズに書類の電子送付に切り替えることができます。

また、取引先が登録を行う際にメールアドレスの認証を行うため、アドレスの登録ミスや入力間違いによる誤送信を防止できます。

＜案内文書のサンプル＞

詳細は「メールアドレス登録案内文書を設定する」を参照してください。

・ご利用料金:

機能のご利用に際して追加料金はかかりません。

ただし、「メールアドレス登録案内文書」など、メールアドレス登録に関連するお知らせを郵送代行に同封する場合には、同封書類を含む書類枚数に応じた郵送ポイントが必要となります。

各工程の詳細については、リンク先の内容をご参照ください。

＜送付側＞

１. 取引先登録・送付方法設定

メールアドレスを収集したい取引先情報を登録し、送付方法を「郵送代行」のみに設定します。

取引先登録については「取引先を追加する」、送付方法の設定については「送付方法/カード決済を設定する」を参照してください。

※注意

・本機能を用いた取引先の新規登録はできません。

・1件の取引先につき1つまで、メールアドレスの新規登録のみが可能です。

すでにメールアドレスが登録されている場合の上書き・編集、

およびメールアドレスの追加はできません。

・MakeLeapsから書類を送付しない場合にも「郵送代行」の設定が必要です。

２. メールアドレス収集機能の初期設定

登録依頼時のメッセージ内容などの登録、機能の有効化などを行います。

３. 取引先へ案内

①郵送代行サービスで案内文書を送付する場合：書類の郵送

②URLなどで送付する場合

＜受領側＞

４. メールアドレス登録

案内文書に記載されているQRコードを読み込むか、URLへアクセスし、メールアドレス登録ページから自社のメールアドレスを入力します。

５. メールアドレス認証

入力したメールアドレス宛に認証メールが送られます。認証操作が完了すると、送信元のMakeLeaps上の取引先情報が登録されます。

上記が完了すると、以降コードが無効になり受領側からの登録操作、および郵送代行時のメールアドレス登録案内文書が添付されなくなります。（登録済みのメールアドレスを削除すると、再度コードが有効化されます）

＜書類送付側＞

６. メールアドレス登録

メールアドレス認証の手順が完了すると、MakeLeaps上に取引先のメールアドレスが登録され、書類送付先として使用することができるようになります。

７. 書類送付方法切り替え

任意のタイミングで書類送付方法をセキュア送信・取引先受信箱へ送信のいずれかに切り替えます。

インポートで一括変更することもできます。詳細は「インポートで送付設定を一括変更する」を参照してください。

注意：

※メールアドレスの登録が完了しても自動的に送付方法は切り替わりません。

必ずご自身で送付方法の切り替えを行なってください。

機能の利用開始前に必ず「自社情報」＞「送付設定」から以下の初期設定を行ってください。

取引先が入力したメールアドレスは、「取引先受信箱ユーザー」として登録され、「取引先受信箱へ送信」する際の送付先となります。

※MakeLeaps for Salesforceをご利用の場合、取引先の連絡先情報はSalesforce上の登録内容と同期されます。このためセキュア送信の送付先となる「取引先のデフォルト連絡先」の設定はグレーアウトされ、選択することができません。

メールアドレス登録案内文書の内容とメールアドレス登録用のQRコード、登録画面へ直接アクセスできるURL、個別の取引先に割り当てられたコードが記載されます。

文章の内容は自社でカスタマイズすることが可能です。メールアドレス登録案内文書の件名（文書の見出し部分）と本文を任意の内容に設定してください。

＜案内文書＞

１. 件名（入力上限: 全角/ 半角 80文字）

２. 本文（入力上限：全角/ 半角 800文字）

以下は自動で表示されます（対応言語: 日本語のみ）

３. 貴社名: 案内を送付する取引先名

４. QRコード

５. アドレス: 登録ページへ直接アクセスできるURL

６. 貴社専用の登録コード: 取引先ごとに個別に発行される識別コード

【操作方法】

（１）「自社情報」＞「送付設定」ページの「メールアドレス収集」の「編集」ボタンをクリックする

（２）「件名」「本文」に文章を入力し、保存する

注意:

メールアドレス登録案内文書に加えて補足資料を提供することもできます。

この資料は、郵送時にメールアドレス登録案内文書と併せて同封することができるほか、「依頼元の案内」として取引先がアクセスするメールアドレス登録画面や登録完了メールからダウンロードできるようになります。

必要な場合には、あらかじめPDFファイルをアップロードしてください。

＜メールアドレス登録画面＞

＜登録完了メール＞

【操作方法】

（１）「自社情報」＞「送付設定」ページの「メールアドレス収集」の「編集」ボタンをクリックする

（２）「ご案内のPDF」にPDFファイルをアップロードする

＜郵送代行サービスで文書を送付する場合のみ＞

（３）必要に応じて「ご案内を郵送書類に同封する」にチェックを入れて保存する

※この項目にチェックが入っている場合には対象が郵送時に印刷・同封されますが、チェックを入れない場合、「メールアドレス登録のご案内」は自動で封入されず、メールアドレス登録画面上、および登録完了メールからのダウンロードのみとなります。

注意事項:

取引先がメールアドレスを入力して、認証リンクをクリックするとメールアドレス登録が完了し、取引先へ自動で登録完了通知メールが送付されます。

このメール上の「依頼元からのメッセージ」（下図赤枠部分）内の内容を任意で設定することができます。

【操作方法】

（１）「自社情報」＞「送付設定」ページの「メールアドレス収集」の「編集」ボタンをクリックする

（２）「登録完了」メール＞「本文」に任意の内容を入力してください。（上限：全角/ 半角400文字まで）

上記の設定が完了したら、機能を有効化してください。

※機能を有効化すると条件を満たす対象全てに文書が同封されるようになります。必ず全ての設定が完了してから機能を有効化してください。

【操作方法】

（１）「自社情報」＞「送付設定」ページにある「メールアドレス収集」の「編集」ボタンをクリックする

（２）「メールアドレス収集機能を有効化」にチェックを入れ、保存する

本機能を利用するためには「メールアドレス収集機能を有効化」にチェックが入っている状態で、取引先設定において以下のすべての条件を満たしている必要があります。ご利用前に必ず確認をお願いします。

※条件を満たさない場合の動作

注意事項:

郵送代行で案内文書を送付する場合、機能を有効化すると「メールアドレス収集機能が機能する条件」を満たす取引先すべてに、郵送代行で書類を送付する度に毎回メールアドレス登録案内文書が同封されます。

文書を同封したくない取引先がある場合には「文書の添付を停止する」に記載の手順に沿って、送付対象からの除外設定を行ってください。

初期設定が全て完了したら「【ML4SF】メールアドレス収集機能を利用する[送付側]」の手順に沿って、取引先への案内を行ってください。

取引先側の操作については「メールアドレス収集機能を利用する[受領側]」を参照してください。