書類を統合・変換する
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<書類の変換>

<書類の統合>

1. 書類を変換・統合する

作成した書類の内容を引き継いで、別の種類の書類に変換、または複数の書類を請求書に統合することができます。

※複数書類の統合は請求書への統合のみ対応しております。

◼︎ 書類の変換

元書類と同じ項目を引き継いで、別の種類に変更することができます。

変換後の書類の「備考欄」や「メモ」は引き継ぎ条件の設定を行うことができます。操作方法の詳細は「書類変換時の設定を行う」を参照してください。

◼︎ 書類の統合

複数の書類を選択し、請求書へ統合することができます。

統合後の書類には以下の項目が表示されます。

①元書類の案件名:「見出し」行として表示されます。

②元書類の項目:それぞれ元書類で設定した行タイプを引き継ぎます。

※上から元書類の発行日の古い順・発行日が同じ場合は保存時間が古い順に表示されます。

具体的な操作方法については「書類を変換する」、「複数の書類を1枚の請求書に統合する」を参照してください。

2. 書類を変換する

◼︎ 書類変換時の設定を行う

書類変換機能にて書類を作成する際に、変換後書類の「備考」「メモ」欄の内容の引用元を設定できます。

【操作方法】

(1)「書類設定」>「書類の変換設定」より設定したい書類タイプを選んでください。

(2)変換後書類の「メモ」「備考欄」の内容の引用元について希望の設定を選択し、「保存」をクリックしてください。

  • 空欄:変換後の書類の該当欄は「空欄」となります。

  • 書類定型パターンの内容を適用:対象の書類タイプまたは取引先に設定された「定型パターン」の内容を表示します。

  • 変換元書類の内容をコピー:変換元書類の内容を引き継いで表示します。

◼︎ 変換で別の種類の書類を作成する

【操作方法】

(1)書類の一覧ページにて、変換したい書類を選択する

(2)画面右側のメニューにある「変換」をクリックする

書類の変換が完了すると、変換後の書類の「表示」画面に遷移します。

変換前後のそれぞれの書類の「表示」画面から、元書類・変換先の書類番号を確認することができます。

※例:見積書→請求書→領収書に変換した場合の「請求書表示画面

◼︎ 変換で定型パターンを作成する

作成した書類内容をベースに定型パターンを作成することができます。

【操作方法】

(1)定型パターン化したい既存の書類を選択し、右側のメニュー「変換」から「定型パターンを作成」をクリックする

3. 複数の書類を1枚の請求書に統合する

注意: 統合元の書類の中に自動計算設定されていない対象が含まれている場合、統合後の書類の自動計算設定もOFFになります。

■ 個別に選択した書類を統合する

(1)書類の一覧ページから「□」アイコンをクリックし、統合したい書類を複数選択する

(2)「統合して請求書に変換」をクリックする

(3)表示されるポップアップの内容を確認し、「変換」をクリックする

複数の取引先宛の書類が選択されている場合は取引先ごとに請求書が作成されます。

※選択対象書類が複数ページにまたがる場合、この方法では選択することができません。対象書類を絞り込んでから一括で選択してください。

詳細については「一括で選択した書類を統合する」を参照してください。

■ 一括選択した書類を統合する

例:取引先に「請求の締め日」を設定し、締め日を基準に複数の納品書を請求書に統合する

(1)書類一覧上で請求書へ統合する書類を締め日を基準に絞り込む

納品書一覧ページ上部の検索窓よりステータスを「請求書に未変換」に指定し、発行対象となる「請求の締め日」と「納品日」の期間を絞り込みます。

※必要に応じて、「承認済み」や「作成者」、「発行日」などの条件で絞り込みを行ってください。

検索・絞り込みが可能なその他の項目については、『書類を検索する』の記事をご参照ください。

(2)対象書類を選択し、「統合して請求書に変換」ボタンをクリックする

リストのヘッダー部分の「□」を押下すると、絞り込み対象全てを選択することができます。

※対象が複数ページにまたがる場合は、「すべてのページで選択」にチェックを入れてください。

(3)表示されるポップアップの内容を確認し、「変換」をクリックする

統合前後のそれぞれの書類の「表示」画面から、元書類・統合後の書類番号を確認することができます。

※例:2通の見積書を請求書に統合した場合

※複数の請求書を統合した場合売上レポートには重複して計算されます。統合元の書類は「無効化」すると重複計算を防ぐことができます。

4. 書類変換・統合時の項目

書類の変換・統合において変換・統合時の設定によっては元書類(変換元)の値を引き継ぐ項目・定型パターンの値を反映する項目があります。

詳細については下記の表をご参照ください。

元書類

変換後書類

統合後書類

書類番号

変換先書類の採番ルールに基づく

統合先書類の

採番ルールに基づく

備考欄/ メモ

「書類の変換設定」に基づく

統合先書類の

定型パターンの値

値あり*

(テンプレート情報含む)

*書類外部IDは除く

変換元の値、テンプレート設定

以下のみ統合元書類の値

・明細行

・送付者情報、テンプレート設定(変換元書類上の情報が全て同一の場合のみ)

それ以外は統合先定型パターンの値

値なし

空欄

空欄

項目なし

変換先定型パターンの値

*[領収書] 但し書きは空欄になります。

*[納品書] 納品日を定型パターンに登録することはできません。

統合先定型パターンの値

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