請求書の作成予約をする
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1. 作成予約とは

作成予約を設定した請求書は、設定したタイミングになると[請求作業]へ表示され、ワンクリックで書類を作成することが可能です。

定期的に同じ内容の請求書を送付する際に手順を簡略化することができ、また月ごとに必要な作業を確認できるので、作成忘れや送付忘れの防止にもなります。

対象書類:請求書

2. 請求書の作成予約をする

【操作方法】

(1)「請求作業」をクリックする

(2)「作成を予約」をクリックする

(3)必要な項目を設定し「作成を予約」ボタンをクリックする

※作成予約の保存後、開始日・頻度は変更することができません。変更したい場合は作成予約を一度削除して、新たに作成してください。

※作成予約は「既存の請求書」または「定型パターン」から設定することも可能です。

■項目の詳細

  1. 作成予約名

    作成予約の名前です。

  2. 外部ID

    作成予約の外部IDです。外部IDについての詳細は「[FAQ]外部IDとは何ですか。」の記事をご参照ください。

  3. 開始日※必須項目

    作成予約を開始する日付です。

    ※作成を行った日・定型パターンに設定されている日付に関わらず開始日が書類の発行日になります。

  4. 頻度※必須項目

    書類発行日の頻度設定です。

  5. 終了日

    作成予約を完了する日付です。

  6. 月末に設定する

    書類の発行日を月末に指定することができます。

  7. 書類の発行日

    設定した頻度に併せて今後の作成予約した書類の発行日の一覧が表示されます。

  8. 定型パターン※必須項目

    作成予約に利用する定型パターンです。

  9. 取引先設定※必須項目

    作成予約によって作成される書類の宛先です。

3. 書類・定型パターンから作成予約をする(定期的に複製)

既存の書類または定型パターンを元に定期的に複製をします。

既存書類を「定期的に複製」:既存書類の内容を元に書類を作成予約することが可能です。作成予約に使用した書類内容は、定型パターンとして保存がされます。

定型パターンを「定期的に複製」:定型パターンの内容や変数を反映する書類を作成予約することが可能です。変数を利用して書類ごとに数値を変更したい場合には、こちらをご利用ください。

変数の活用例:○月利用分など

■既存の請求書を定期作成する

【操作方法】

(1)請求書一覧より定期作成したい請求書を選択し、「複製」>「定期的に複製」をクリックする

※書類中に使用されている変数は、書類が保存された時点で実数となります。既存の書類から定期作成する場合は毎回同じ内容が繰り返し使用されます。

変数を使用した書類を定期的に複製したい場合は「 定型パターンから定期作成する」をご利用ください。

(2)作成予約名、開始日・終了日、頻度、取引先をそれぞれ設定し、「作成を予約」をクリックする

■定型パターンから定期作成する

【操作方法】

(1)「書類設定」>「定型パターン」より、作成予約に使用したい「請求書」の定型パターン名をクリックする

(2)「定期的に複製」をクリックする

(3)作成予約名、開始日・終了日、頻度、取引先をそれぞれ設定し、「作成を予約」ボタンをクリックする

4.作成予約を確認する

作成予約の内容を確認することができます。

【操作方法】

(1)「作成予約の一覧」をクリックする

(2)作成予約名をクリックする

5.作成予約を変更する

作成した作成予約に変更が生じた際に作成予約の内容を変更できます。

■作成予約を編集する

作成される書類の宛先や、使用する定型パターン、終了日などを変更することができます。

※一度設定した開始日(書類の発行日)・頻度間隔を変更することはできません。変更したい場合は作成予約を削除し新たに作成をしてください。

【操作方法】

(1)「請求作業」をクリックする

(2)変更したい作成予約の下のペンマークをクリックするまたは、「作成予約の一覧」をクリックする

(3)表示された作成予約一覧より変更を行いたい「編集」をクリックする

(4)項目を変更し「作成予約を保存」をクリックする

※作成開始日・間隔を変更することはできません。

■書類の内容を変更する

作成予約に設定された「定型パターン」を編集することで、作成される書類の内容を変更できます。

作成予約に設定された「定型パターン」の確認方法は目次.4「作成予約を確認する」をご参照ください。

「定型パターン」で変更した内容は変更後に新規で作成される書類に反映されます。

作成予約で作成された既存の書類には反映されませんので、作成済みの書類を編集してください。

「定型パターン」の編集方法については「定型パターンを作成する」の記事をご参照ください。

6.作成予約を削除する

作成予約を削除することができます。この操作は作成予約から作成された既存書類に影響はありません。

【操作方法】

(1)「請求作業」をクリックする

(2)「作成予約の一覧」をクリックする

(3)「編集」をクリックする

(4)「削除」をクリッする

(5)「削除」をクリックする

7.作成予約した書類を作成する

作成を予約した書類を作成します。

■一件ずつ作成する

【操作方法】

(1)「請求作業」をクリックする

(2)「作成待ち」をクリックし表示された作成予約より作成したい書類の「+」をクリックする

作成された書類は「請求作業」内の「送付待ち」に遷移します。

※この時点では送付依頼は作成されていません。必要に応じて送付操作、または送付ステータスの変更を行ってください。詳細については「書類を送付する」を参照してください。

※承認機能を有効化している場合は書類の承認が必要になります。詳細については「
書類を承認する」の記事をご参照ください。

■一括で作成する

「作成待ち」となっている作成予約を一括で作成することができます。

【操作方法】

(1)「請求作業」をクリックする

(2)「作成待ち」をクリックし「一括作成...」をクリックする

(3)「今月分の書類を作成」または「このページの書類を作成」をクリックする

今月分の書類を作成:今月作成予約をしている全ての書類を一括で作成します。

このページの書類を作成:表示されているページ内の作成予約書類を一括で作成します。

作成された書類は「請求作業」内の「送付待ち」に遷移します。

※この時点では送付依頼は作成されていません。必要に応じて送付操作を行ってください。

「請求作業」上で行うことのできる操作については「請求作業について」の記事をご参照ください。

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