送付予約をする
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1. 送付予約とは

送付予約機能は、作成済みの書類についてあらかじめ送付日時を指定し、指定した日時に自動で送付手続きをする機能となります。

※ 書類の作成〜送付まですべて自動化される機能ではありません。

◾️送付予約日時について

  • 予約可能日:当日〜35日先まで(「当日」は35日に含まれません。)

  • 予約可能時間:毎時 0分 30分(35日先の23時30分までの日時を指定できます。)

※APIからの予約も可能です。現在時刻より35日先までの同時刻を指定することが可能です。

<郵送代行の場合>

予約した送付日時は、「送付依頼をする日時」となります。書類の投函日や配達日を指定する機能ではありません。送付依頼手続き後、郵送代行スケジュールに基づき、印刷、投函が行われます。スケジュールについては「投函スケジュール」の記事をご参照ください。

郵送ポイントについて:送付予約に郵送代行が含まれている場合、予約時点で郵送ポイントが必要となります。送付予約をした際に郵送ポイントが差し引かれますが、実際の送付前に予約を取り消した場合には郵送ポイントも返却されます。

<セキュア送信、取引先受信箱へ送信の場合>

予約した送付日時は、メールの送付手続きをする日時になります。メールが届く時間の指定はできません。同時刻にシステム全体での送付依頼や送付予約が多い場合、メール送付処理が完了するまで時間を要する場合がございます。あらかじめご留意ください。

■注意事項

  • 書類の送付予約状況や送付予約画面は、他のメンバーへ共有されません。送付予約を他のメンバーアカウントから確認することはできず、他のメンバーが同じ書類の送付予約をした場合にも重複して送付予約をすることが可能となります。

  • 承認機能を有効にしている場合:承認前の書類を送付予約することはできません。送付予約した書類の承認を取り消した場合は、送付予約も取り消され、送付依頼は送付前確認画面に戻されます。この際、送付予約したメンバー宛に送付予約の取り消し通知メールが送信されます。

  • 送付予約済みの書類を編集した場合:変更内容は反映されず送付予約を行なった時点の書類内容で送信されます。送付予約済みの書類の修正が必要な場合には一度送付予約を取り消し、修正した上で再度送付予約を行ってください。

  • 送付予約済みの書類を無効化、または削除した場合:送付依頼が「送付予約」から「送付前確認」画面に戻され、送付予約は実行されません。送付予約をしたメンバーに『送付予定書類が無効になりました』 または 『送付予定書類が削除されました』の通知メールが送信されます。(この時「送付前確認」へ戻された送付依頼は、画面上でエラーが表示されます。必要に応じて送付依頼の削除等を行ってください。)

<エンタープライズプランの場合>

  • エンタープライズプランをご利用の方は送付予約の数に上限があります。

  • ご指定の送付日時が当月の場合:「送付前確認」に表示された「送付可能数」の分まで送付予約することが可能です。

  • ご指定の送付日時が翌月の場合:設定されている「送付可能上限通数」の分まで送付予約することが可能です。

2. 送付予約をする

【操作方法】

(1)送付したい書類を選択後、「送付する..」をクリックし「送付前確認」画面へ追加する

(2)「送付前確認」画面で送付内容の確認・設定を行う

送付前確認画面についての詳細は「MakeLeapsのシステムから書類を送付する(「送付前確認」について)」の記事をご参照ください。

(3)予約する送付依頼の「送付を予約」をクリックする

(4)「送付を予約」のポップアップ画面で送付する日時を選択し「送付を予約」をクリックする

送付日時の定義、および指定可能な日時に関しては目次1をご参照ください。

■一括で送付依頼を予約する

送付前確認画面の下部の「一括予約」をクリックすると、一括で送付予約をすることが可能です。

「本ページの依頼を予約」:現在確認している画面上に表示されている送付依頼がすべて選択されます。

「すべての依頼を予約」:送付前確認画面で表示されているページが複数に渡る場合には、すべてのページの送付依頼が選択されます。

送付前確認の画面上で、任意の送付依頼のみを複数選択することはできません。

任意の複数書類を一括で送付予約をしたい場合には、あらかじめ手順(1)の書類を選択する際に、一括予約をしたい書類のみを送付前確認画面へ追加してください。

書類一覧上では、「送付予約」をしている書類に下図のアイコンが表示されます。

▼送付予約済み

▼送付完了後

(MakeLeapsから送信済み、または郵送済みアイコンが表示されます)

※送付予約をキャンセルした場合は、アイコンも非表示となります。

※送付予約、または送付予約の取り消し操作は履歴に残りません。送付が完了した時点で送付履歴に残ります。

送付依頼が実行される前日の午前7時に、送付者の通知メールアドレス宛に翌日の送付予定件数のお知らせが届きます。

※通知日時は任意で指定いただくことはできません。

通知設定についての詳細は「通知・メール配信の設定を変更する」の記事をご参照ください。

3.予約済みの送付依頼内容を確認・変更する

「送付予約」をした送付依頼は「送付前確認」画面で確認することが可能です。

この画面では既に「送付予約」を行なった書類の送付予約日や書類内容等を変更することはできません。

変更が必要な場合には、「送付予約」の取り消しを行い、修正後、再度「送付予約」を行なってください。

【操作方法】

(1)「送付前確認」画面を開き、「送付予約」をクリックする

(2)表示される送付予約一覧から確認したい送付予約をクリックする

予約済みの送付依頼が表示されます。

▼「送付予約」画面で確認できる項目

1.送付予約の日時

2.取引先名

3.送付書類

4.送付書類PDF

5.MakeLeapsカード決済を受け付ける

6.送付方法(セキュア送信 / 郵送代行/ 取引先受信箱へ送信)

7.取引先受信箱へ送信の送付先(メールアドレスの修正などは行えません。)

8.通知先

9.セキュア送信の送付先

10.件名

11.メッセージ

12.郵送の宛先

13.封筒上の表記

14.差出人

送付依頼の項目内容や書類内容に変更・修正が必要な場合には、一度送付予約の取り消しを行い、再度送付予約を行ってください。

4.送付予約をキャンセルする

予約済みの送付依頼をキャンセルすることが可能です。

【操作方法】

(1)「送付前確認」画面を開き、「送付予約」をクリックする

(2)該当する送付予約のXマークをクリックする

◼️送付予約を一括でキャンセルする

「送付予約」画面の右上部にある「一括取り消し」をクリックすると、送付予約画面一覧上に表示されているすべての送付予約をキャンセルすることが可能です。

※任意の送付予約を複数選択することはできないため、一部の送付予約をキャンセルしたい場合には、一件ずつ送付予約をキャンセルしてください。

キャンセルした送付予約を再度「送付予約」または送付をする場合には、送付前確認画面へ書類を追加する操作から行ってください。

郵送を選択されていた場合、キャンセルした送付予約分の郵送ポイントは返還されます。

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