【ML4SF】操作履歴、送付履歴を検索する
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1. 「履歴」について

「履歴」では、MakeLeaps上で過去に行った操作履歴・送付履歴・発行書類控えを閲覧することができます。

MakeLeaps上で確認することができる履歴は以下の通りです。

1 イベント: MakeLeaps上で行われた操作や、操作を実行したメンバー、日付などを確認できます。

2 送付履歴:MakeLeapsから郵送代行やセキュア送信にて書類を送付した履歴を確認できます。

3 ダウンロード: 各種データのダウンロード履歴を確認できます。

4 発行書類控え: 電子帳簿保存法の保存要件を満たす形式での書類送付履歴を確認することができます。本機能の詳細については、「発行書類控えを確認する」を参照してください。

2.書類の操作履歴を確認する (イベント)

「イベント」では操作の種類や操作を実行したメンバーを選択し、絞り込み検索が可能です。

削除済みの書類やアーカイブ済みの取引先に関連する操作などもこちらで検索することが可能です。

例えば、郵送ポイントの購入履歴を確認する場合は「購入」操作で絞り込みをかけて確認することができます。

画面表示の詳細については、以下を参照してください。

■ イベント画面の詳細

1 検索窓: イベントを様々な条件で絞り込むことができます。詳細については「絞り込むことができる項目」を参照してください。

2 日時: 操作が行われた日時が表示されます。

3メンバー: 操作を行ったメンバー名が表示されます。(取引先が自社の取引ポータル上から「取引先受信箱へ送信」設定を変更した場合には、取引先名が表示されます。)

4 操作: 操作の種類が表示されます。

5 項目名: 操作を行った対象が表示されます。

6 エクスポート: 画面上に表示されている項目をエクスポートすることができます。

7 取り消し: 削除した項目の削除を取り消す(復元する)ことができます。

■ 検索窓から絞り込むことができる項目

1 操作: 行った操作ごとにリストを絞り込むことができます。

絞り込むことができる操作は以下の通りです。

<データの作成関連>

作成/編集/削除/復元/ 無効化

テンプレートを無効化/ テンプレートを有効化/ テンプレートを適用

<書類送付関連>

送付/郵送依頼/郵送完了/郵送ポイント獲得/ 郵送キャンセル

セキュア送信/ セキュア送信をキャンセル/ 取引先受信箱へ送信をキャンセル

/ 未送付に変更/ 「取引先受信箱へ送信」設定を変更

<承認関連>

承認フローを削除/ 承認を依頼/ 承認/ 非承認/ 承認取消/ 承認設定を変更

<その他機能関連>

入金消込/ 発注/ 検収完了/ 入金消込を取消

<契約/ アカウント関連>

購入/ プランを変更/ プランを解約

メンバーが招待を承諾/ メンバーの退会

2 メンバー: 操作を行ったメンバー名でリストを絞り込むことができます。

3 項目名: 項目名に記載されている内容をテキストで絞り込むことができます。(例:書類番号・取引先名など)

4 指定日以降/ 指定日以前: 操作を行った日時を絞り込むことができます。

3.書類の送付履歴を確認する

「送付履歴」ではMakeLeapsより郵送やセキュア送信を行なった履歴を確認することができます。

送付状況の詳細を確認したい場合には、「詳細を表示」からセキュア送信や取引先受信箱へ送信、郵送代行の送付・投函状況が閲覧可能です。

セキュア送信などの不達エラー、郵送不達などのステータスはここから確認してください。

<詳細画面>

それぞれの画面表示の詳細については以下を参照してください。

■ 送付履歴一覧画面の詳細

1 検索窓: 送付履歴をキーワードで検索できます

2 送付依頼日

3 送付書類: MakeLeapsで保管している書類の場合は書類番号が表示されます。リンクから該当書類へ遷移することができます。外部PDFを添付している場合には、PDFファイル名が表示されます。

4 郵送依頼ステータス:キャンセルやエラーが発生した場合、その詳細内容が表示されます。

5 送信者

6 取引先

7 エクスポート: 一覧をエクスポートすることができます。エクスポート方法の詳細については、「【ML4SF】MakeLeapsからデータを取り出す/エクスポート」を参照してください。

8 詳細を表示: 送付履歴の詳細を確認することができます。

■ 送付履歴の詳細

送付履歴一覧の「詳細を表示」から確認いただける項目の詳細です。

<詳細>

1 送付依頼日

2 送信者: 送付作業を行ったメンバーが表示されます。

<セキュア送信の状況>

1 セキュア送信の詳細(書類参照の有無): セキュア送信の参照状況が表示されます。送信先ごとの参照状況を確認されたい場合には、「書類表示画面から確認する」をご参照ください。

2 セキュア送信をキャンセル: ボタンを押下するとセキュア送信をキャンセルすることができます。詳細については「」を参照してください。

3 Eメール: セキュア送信送付先メールアドレスが表示されます。

4 ステータス: メール受領側サーバーからの応答内容によって、「エラーメッセージ」「送付済み」「送付中」のいずれかが表示されます。エラーについての詳細は「[FAQ] セキュア送信が送付先に届かないのはなぜですか。」を参照してください。

5 取引先名

6 書類番号および書類PDF: 送付した書類が表示されます。ファイルをクリックすると、書類の発行日、支払期限、使用テンプレート、タグ、メモの内容が確認できます。「PDFを見る」をクリックすると、実際に送付した書類内容が確認できます。

7 ファイルを確認 クリックすると実際に送付した書類内容が確認できます。複数通の書類を送付した場合に、一連で書類の閲覧が可能です。

8 カード決済適用の有無

9 送信先

10 セキュア送信の通知先

11 セキュア送信メール件名・メッセージ

※セキュア送信で送付した書類が取引先で参照されていない場合は、「セキュア送信をキャンセル」ボタンが表示され、セキュア送信をキャンセルすることができます。

<郵送状況>

1 郵送状況(発送予定日、投函日)/ 郵送キャンセル期限

2 郵送をキャンセルする: 表示されている場合はクリックすることで郵送依頼をキャンセルすることができます。

3 宛先

4 書類在中印

5 郵送差出人

※郵送代行依頼をした場合、依頼後30分以内であれば「郵送をキャンセルする」ボタンが表示され、郵送依頼をキャンセルすることができます。30分を過ぎると、キャンセルはできませんのでご承知おきください。

<取引先受信箱へ送信の状況>

1 取引先受信箱へ送信の詳細(書類参照の有無): 取引先受信箱へ送信の参照状況が表示されます。送信先ごとの参照状況を確認されたい場合には、「書類表示画面から確認する」をご参照ください。

2 取引先受信箱へ送信をキャンセル: ボタンを押下するとセキュア送信をキャンセルすることができます。詳細については「書類送付をキャンセルする」を参照してください。

3 Eメール: 送付先の取引先受信箱ユーザーのメールアドレスが表示されます。

4 ステータス: メール受領側サーバーからの応答内容によって、「エラーメッセージ」「送付済み」「送付中」のいずれかが表示されます。

5 取引先名

6 書類番号および書類PDF: 送付した書類が表示されます。ファイルをクリックすると、書類の発行日、支払期限、使用テンプレート、タグ、メモの内容が確認できます。「PDFを見る」をクリックすると、実際に送付した書類内容が確認できます。

7 ファイルを確認 クリックすると実際に送付した書類内容が確認できます。複数通の書類を送付した場合に、一連で書類の閲覧が可能です。

8 カード決済適用の有無

9 送信先

※取引先受信箱へ送信で送付した書類が取引先で参照されていない場合は、「取引先受信箱へ送信をキャンセル」ボタンが表示され、送信をキャンセルすることができます。

■ セキュア送信・取引先受信箱へ送信のステータスについて

MakeLeapsのシステムからの送付処理が完了した対象について、 メール受領側サーバーもしくはMakeLeapsシステムからの応答内容によって、以下の内容が表示されます。

・送信結果待ち

 MakeLeapsからの書類送信処理:完了

 受領側サーバーからの応答:未受信

・送信済み

 MakeLeapsからの書類送信処理:完了

 受領側サーバーからの応答:あり。ただし、あくまでサーバーからの応答のため、

 「宛先の受信箱へメールが届いた」ことは保証されません。

・エラーメッセージ

 受領側サーバーからの応答もしくはMakeLeapsシステム上で

 エラーが発生された場合に表示されます。

4. その他の履歴確認方法

「履歴」画面以外に以下の箇所から履歴を確認することができます。

◾️取引先ページから確認する

「取引先」>該当する取引先名 >「取引先履歴」をクリックすることで、取引先ごとの操作履歴を確認することが可能です。

詳細については、「取引先履歴」を参照してください。

◾️書類一覧から確認する

以下のアイコンにカーソルを当てると、その書類に関連する履歴を確認することができます。

▼履歴マーク▼

◾️書類表示画面から確認する

【操作方法】

(1)書類一覧上より該当する書類を選択し、「表示」をクリックする

(2)書類の表示画面の右上にあるアイコンをクリックする

飛行機のアイコンからは書類の送付履歴、時計のアイコンからは書類の操作履歴を確認することができます。

<操作履歴>

送付履歴では以下の情報を参照することができます。

・操作を行なった日時・内容・メンバー

<送付履歴>

送付履歴では以下の情報を確認することができます。

・目のアイコン:リンクを参照したメールアドレス

・目のアイコンにマウスオーバー:リンクが参照された日時

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