外部IDとは、MakeLeaps上のそれぞれの情報に任意で設定することができる単一のIDです。

＜外部IDを設定することができる情報＞

外部IDには主に以下のような役割があります。

※対象外部ID：取引先/ 定型パターン/ 作成予約（*書類外部IDは対象外です）

外部IDの登録がない場合、システムでは各項目の名称（例：取引先名や、定型パターン名など）の完全一致によってデータ名を認識していますが、「外部ID」を登録すると、外部IDの完全一致によって各データを認識し、MakeLeaps上の既存データと紐づけることができます。

これによって、名称の表記漏れ、表記内容の相違などによるデータの新規作成を防ぐことができます。

例えば、インポートで書類データを作成する際に「取引先外部ID」を設定していないと、以下「例１」のように登録情報が新規作成されますが、「取引先外部ID」を設定していると、「例２」のようにインポートファイル上で名称が相違していても同一の「取引先外部ID」に紐づく取引先宛の書類を作成することができます。

■例１：取引先に外部IDを設定せずに書類データインポートを行う場合

①MakeLeaps上で登録されている取引先名：サンプル株式会社（全角カタカナ）

②インポートファイル上の取引先名：サンプル 株式会社（社名の後に半角スペースあり/ クライアント外部ID空欄）

③インポート結果：MakeLeaps上に②の取引先データが新規作成される

■例２：取引先に外部IDを設定して書類データインポートを行う場合

①MakeLeaps上で登録されている取引先名：サンプル株式会社（全角カタカナ）に取引先外部ID「Sample001」を登録

②インポートファイル上の取引先名：サンプル 株式会社（社名の後に半角スペースあり/ クライアント外部ID欄に「Sample001」を入力）

③インポート結果：外部IDが一致しているため取引先名称の相違にもかかわらず、「サンプル株式会社」に紐づいた「書類番号test202112」が作成される

※上記の仕様のため、MakeLeaps上の取引先外部IDがインポートファイル上の取引先外部IDと異なる場合や、どちらかの取引先外部IDが空欄の場合は異なるデータであるとみなされ、同一の名称でも新しい取引先データが作成されます。

インポート機能については、以下の関連記事ご参照ください。

データをインポートする

①「外部連携機能」使用時のデータ紐付け

MakeLeapsがオプション機能として提供している外部システム連携をご利用の際に、連携するためのキーとして外部IDの登録が必須になる場合があります。

機能によって仕様が異なるので、詳しくは各外部連携機能のマニュアルをご参照ください。

外部連携機能について

②その他

上記の他に、管理番号など社内で使用する独自の情報を登録しておくための項目としても使用することができます。（例：基幹システムなどで管理している社内共通の顧客コードをMakeLeaps上の「取引先外部ID」として登録するなど）