*目次
  1. 定型パターンを作成する
  2. 定型パターン作成時に変数を差し込む
  3. 既存の定型パターンをデフォルトに設定する
  4. 統合した請求書に定型パターンを適用する
  5. 取引先に定型パターンを紐付ける
  6. 定型パターンを一括インポートする

1. 定型パターンを作成する

定型パターンの設定をすることで、よく使う設定、項目、銀行振込先等をパターンとして書類別に保存でき、繰り返しが多い書類作成の時間を短縮することができます。

保存できる項目:
自社情報、期限日、通貨、項目名、単価、数量、価格、小計、源泉税、消費税率、合計金額、振込先、備考、テンプレートの選択、社印表示、タグ他

■定型パターンを作成する

(1)「書類設定」より、画面下部にある「定型パターンを作成」をクリックします。

(2)定型パターン化したい書類の種類を選択すると、定型パターン作成画面が表示されます。

(3)定型パターン名、金額、振込先の情報等を入力し、ページ下部の「保存」をクリックします。

(4)新規作成した定型パターンは「その他の定型パターン」の下に表示されます。

■既存の書類から定型パターンを作成する

定型パターン化したい既存の書類を選択し、右側のメニューより「変換」をクリックします。
「定型パターンを作成」をクリックすると、既に作成した書類を定型パターンにできます。

2. 定型パターン作成時に変数を差し込む

■変数を設定する
書類設定の以下の箇所でご使用いただけます。
 <定型パターン>

  ・書類番号
  ・案件名
  ・詳細
  ・備考

 <書類番号>

  ・基礎請求番号

■変数を差し込む

※書類番号は半角英数字のみ使用可能です
※正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください
※_001は、-001 (ハイフン)や_0001 (4桁) もご使用いただけます
※書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください(例)2017-999 → 2018-000

※書類中で変数を使用した箇所は、書類が保存された時点で実数となります。

※下記をコピーしていただくことでミスタイプなどを防げます。ご活用ください。

年(yyyy):%Y
年(yy):%y
月(mm,0なし):%m
月(mm,0あり):%M
日(dd,0なし):%d
日(dd,0あり):%D
英語(省略):%enm
英語(通常):%enM

■変換パターン(発行日=2017年1月1日の場合)を参照する

※下記をコピーしていただくことでミスタイプなどを防げます。ご活用ください。

【日付】
年-月-日:@(date)
年月日:@(date|%Y年%m月%d日)
年月:@(date|%Y年%m月)
先月分:@(date-1M|%m月分)
今月分:@(date|%m月分)
来月分:@(date+1M|%m月分)
四半期分:<@(date|%Y年)> @(date|%m月) - @(date+3M|%m月分)
年月(英):@(date|%enM %Y)
年月-年月(同年・英):@(date|%enm %Y) - @(date+2M|%enm %Y)
年月-年月(翌年・英):@(date+3M|%enM %Y) - @(date+15M|%enM %Y)

【書類番号】
年_001:@(date|%Y)_001
年月_001:@(date|%y%M)_001

※変数は「書類の発行日」を基準に変換されます
※「+◯M」をご使用の際は以下の点にご注意ください


【よくある間違い】
[年]と[月]の数式 ( )を二つ連ねるより、一つの数式内におさめていただく方がより正確にシステム上で認識されます。
例えば、自動反映機能を使って2018年2月度と表示しようとした場合

(誤)発行日:2017月12月1日
変換前:@(date|%Y年)@(date+2M|%m月度)
変換後:2017年2月度

(正)発行日:2017月12月1日
変換前:@(date+2M|%Y年%m月度)
変換後:2018年2月度

■実際の使用例を参照する

図① 書類番号で使用する場合
自動採番のため、最後に“_001 (_0001や-001等も使用可)”を入力する必要があります。書類番号は001から始まり、作成毎に末尾の数字に1ずつ足されていきます。

図②・③・④ 詳細・備考・案件名で使用する場合
書類番号と異なり、末尾に_001等をつける必要はありません。

3. 既存の定型パターンをデフォルトに設定する

【書類ごとに作成済みの定型パターンをデフォルト設定する】

この設定をすることにより、対象の書類タイプの新規書類はこの定型パターンをベースに作成されます。

(1)ホーム画面上部にある「書類設定」をクリックし、「定型パターン」ページに進みます。

(2)ページ下部「その他の定型パターン」で表示される定型パターンの内、デフォルトに設定したい定型パターンの右側に表示されている[☆]マークをクリックします。これにより、指定の定型パターンがデフォルトとして設定されます。

【各定型パターンの「表示」画面からデフォルトに設定する】

この方法では内容を確認の上、デフォルトに設定することができます。

(1)ホーム画面上部にある「書類設定」をクリックし、「定型パターン」ページに進みます。

(2)ページ下部「その他の定型パターン」で表示される定型パターンの内、デフォルトにしたい定型パターン名をクリックします。

(3)定型パターンの「表示」画面上部の「デフォルトの定型パターンとして設定」をクリックします。これにより、指定の定型パターンがデフォルトに設定されます。

4. 統合した請求書に定型パターンを適用する

同じ取引先に紐付く複数の書類の詳細項目を統合し、同時に備考欄や銀行振込先といった情報を含む「定型パターン」を適用させた請求書を作成することができます。

【統合した請求書用の定型パターンを作成する】

(1) 書類設定タブの「定型パターン」ページ下部の「定型パターンを作成」ボタンをクリックし、「請求書定型パターンを作成」を選択します。

(2) 必要事項を記入した上で、「詳細設定」の「書類統合時の項目」の選択肢である「元の書類の項目を適用む」へチェックを入れ、ページ下部の「保存」ボタンをクリックします。

※「定型パターンの項目を適用」を選択した場合には、統合元書類の詳細項目は引き継がず、定型パターン内の詳細項目を優先して上書きします。

【複数の書類を統合し請求書を作成する】

(1)書類一覧より統合したい書類を選択し、右側のメニューより「統合して請求書に変換」をクリックします。

(2)「異なる定型パターンを選択するとこれまでの変更が上書きされますので、ご注意ください」というメッセージが表示されるので、「定型パターンを読み込む」ボタンをクリックします。

選択した定型パターンが適用された請求書の作成画面が表示されます。

(3)ページ中程の「詳細」欄に、統合元書類の詳細項目が記載されていることを確認し、ページ下部の「保存」ボタンを押します。

(4)取引先と詳細項目は統合元書類の内容が、その他の項目は定型パターンの内容が適用された請求書が作成されます。

5. 取引先に定型パターンを紐付ける

取引先ごとに定型パターンを作成して紐付けすることで、書類作成時に自動で呼び出すことができます。

■取引先に紐付けする

(1)予め定型パターンを作成します。

(2)「取引先」から定型パターンを設定したい取引先をクリックします。

(3)「書類」→「取引先の定型パターン」の「編集」をクリックします。

(4)書類の種類と、作成したパターンを選択し、「取引先定型パターンを保存」をクリックします。

■書類作成時に呼び出す

(1)書類の作成または編集ページで、取引先を選択します。

(2)メッセージが表示されます。「定型パターンで上書き」をクリックします。

(3)指定された定型パターンが自動で反映されます。(画面上部の定型パターンは変更する必要はありません)

6. 定型パターンを一括インポートする

CSVまたはExcel形式のファイルを用いて書類データを一括インポートできます。

データをインポートする」を参照し、インポートファイルのフォーマットをダウンロードしてください。

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