*目次

  1. RICOH 口座振替連携サービスについて

  2. RICOH 口座振替連携サービスのご利用にあたって

  3. 初期設定

  4. 振替依頼を行う

  5. 振替依頼を取り消す

  6. 回収結果を取り込む

1. RICOH 口座振替連携サービスについて

請求書発行サービス『MakeLeaps』上で作成された請求書情報から、口座振替で利用可能な全銀協フォーマットのファイルを簡単に作成することが出来るサービスです。

■口座振替サービスとは

売掛金の回収方法の一つで、取引先の銀行口座から指定した売掛金額の引き落としを実行し、売主の口座にまとめて振り込む仕組みのことを指します。

中小企業の約20%がこの方法を採用しており、定期的に請求が発生する業種で利用されています。

取引先の銀行は様々であるため、口座振替代行業者(収納代行業者とも言います)により各銀行への申請の取りまとめを行う口座振替サービス(収納代行サービス)を利用するのが一般的です。

導入に際するメリット・デメリットは以下の通りです。

▲売主側のメリット

  • 売掛金の回収が期日通り、指定した額面通り行えること。

  • 銀行振込で発生していた入金金額の差異から生じる入金消込時の突合作業から解放されること。

  • 通帳管理から解放され、頻繁に通帳(ファームバンキング)を確認する必要がなくなること。

▲買手側のメリット

  • 支払業務が不要になること。

  • 手数料負担が軽減されること。

▼デメリット

取引先様の銀行届出印が必要など、取引先様の承諾が必要であるため、全ての取引を一斉に口座振替に切り替えることが難しい。

上記の場合、口座振替と従来の銀行振込を併用することになり、お取引先ごとに入金管理を実施する必要があります。

RICOH 口座振替連携サービス for MakeLeaps は、口座振替、銀行振込どちらの回収手段であっても、入金管理をMakeLeapsに統合することが出来ます。

銀行振込と口座振替を併用されているお客様の請求書発行~入金管理までの一連の業務を改善することが可能なサービスです。

リコーリース株式会社の口座振替サービスをお使いのお客様は、RICOH 口座振替連携サービス for MakeLeapsのオペレーションのみで、振替依頼~回収結果反映まで完了することが可能です。

また、リコーリース株式会社による口座振替サービス(リコーリース口座振替サービス)をセットでお申し込みいただくことが可能です。

セット申し込み時の料金も、お得に設定されていますので、これを期にご検討ください。

RICOH 口座振替連携サービスで出来ること。

  • 口座振替依頼データの作成。

  • 回収結果データの取り込み。

  • 引き落とし成功時、MakeLeaps上の請求書ごとの入金済み反映

2. RICOH 口座振替連携サービスのご利用にあたって

(1)収納代行業者を決定する

RICOH 口座振替連携サービスは、現在口座振替をご利用中のお客さまにも、口座振替をこれから検討されるお客さまにも、『MakeLeaps』を利用して便利に口座振替をお使いいただけるよう、2つのお申し込みメニューをご用意しております。

お客様の状況に応じてお選びください。

①RICOH 口座振替連携サービス <RL契約>

リコーリース口座振替サービスを同時にお申し込み頂けます。

リコーリース口座振替サービスとセットでお申込みいただく事で、個々にご契約頂いた場合と比較してお得に口座振替が実施できます。

なお、RICOH 口座振替連携サービスの利用料はリコージャパン株式会社から、口座振替実施に係る費用はリコーリース株式会社より請求させていただきます。

②RICOH 口座振替連携サービス <単体>

すでにご利用中の収納代行をそのまま利用しながら、『MakeLeaps』の請求データを利用してRICOH 口座振替連携サービスで口座振替データを管理するメニューです。

従来のような収納代行業者のWebサービスに金額を入力する作業や、回収結果を確認後、売掛帳に転記する作業が不要になります。

なお、RICOH 口座振替連携サービスの利用料はリコージャパン株式会社から請求させていただきます。

※収納代行業者が全銀ファイル(FBデータ)での振替依頼受付、回収結果の出力に対応している必要があります。

(2)利用料金を確認する

(3)RICOH 口座振替連携サービスを申し込む

製品デモをご希望の場合には、下記メールアドレス宛にご連絡ください。

sales@makeleaps.com

お申込みを行う場合は、RICOH 口座振替連携サービス申し込みフォームに必要事項をご記入の上、送信してください。

(4)ライセンス登録を行う

RICOH 口座振替連携サービスをお申し込み頂いた後、トライアルライセンスから正式ライセンスへとアップグレードする方法を解説します。

この作業は、正式お申し込み後に必要な作業です

I.  ご利用アカウントの整理

お客様の部署、役割に応じ、「契約管理者」「経理担当者」「営業担当者」の各ご担当者をご決定ください。

ここでは、

「契約管理者」=RICOH 口座振替連携サービスをお申し込み頂いたご担当者様

「営業担当者」=『MakeLeaps』で請求書を作成/発行する役割のご担当者様

「経理担当者」=『MakeLeaps』で入金管理を行う、売掛金の回収ご担当者様

として説明し、RICOH 口座振替連携サービスでは「経理担当者」様のアカウント登録が必要になります。

契約管理者、経理担当者、営業担当者は同一の方でも問題ありません。

RICOH 口座振替連携サービスのお申し込み時に記載いただいたメールアドレスの方が契約管理者となっています。

II. 管理者様登録完了メール

お申し込みの後、以下の様なメールが契約管理者様に届きます。

パスワード設定用URLをクリックし、パスワードの設定を行ってください。

メールに記載されているリンクが期限切れの場合、このURLから再設定してください。

III. 経理ご担当者様ユーザー登録

管理者様のパスワード設定後、RICOH SmartIntegrationサイトにアクセスします。

ログイン後、ユーザー管理画面を開きます。

 ユーザー管理画面から「作成」ボタンを押下します。

「経理担当者」様のメールアドレスを登録します。

IV. 経理担当者様 登録完了メール

経理担当者様のユーザー登録後、経理担当者様に以下の様なメールが届きます。

パスワード設定用URLをクリックし、パスワードの設定を行ってください。

メールに記載されているリンクが期限切れの場合、このURLから再設定してください。

V. 『MakeLeaps』-RICOH 口座振替連携サービス 連携設定

『MakeLeaps』に経理担当者様のアカウントでログインし、RICOH 口座振替連携サービスを起動します。

RICOH SmartIntegration連携ボタンを押下します。

RICOH SmartIntegrationに設定した経理担当者様アカウントを入力し、連携完了です。

3.初期設定

(1)口座振替サービスの設定

RICOH 口座振替連携サービス画面で左のナビゲーションから自社情報>決済サービス設定を選択します。

I. リコーリース口座振替サービスと連携する場合

リコーリース株式会社の口座振替サービスと連携する場合、画面の上段“コレクト設定”にリコーリース株式会社から指定された「会社コード」及び、ご契約いただいた振替日を設定します。

II. その他の口座振替サービスと連携する場合

リコーリース以外、他の口座振替サービスと連携する場合は“その他口座振替連携設定”で“連携先追加”ボタンを押下してください。

その他連携先追加の場合、

“連携先名”=通常は口座振替サービス提供会社名 

“会社コード”=口座振替サービス提供会社より指定のある数字 

“振替指定日”=ご契約いただいている振替日を設定します。

その他の連携先は、複数登録することが可能です。複数の口座振替サービスをご利用の場合、その連携先ごとに設定してください。

(2)自社振込先口座の設定

RICOH 口座振替連携サービス画面で左のナビゲーションから自社情報>口座管理を選択します。

最初に「編集」ボタンを押下し、口座設定欄に、お客様の回収金を入金する口座情報を設定してください。

入力後 「確定」ボタンを押下します。

(3)取引先引落口座の設定

引落口座は『MakeLeaps』の取引先と紐づけて管理します。

また、収納代行業者ごとに引落口座設定を行う必要があります。

口座の登録方法は、1件ずつ入力していく方法とCSVにより一括して入力する方法の2通りがあります。

■1件ずつ取引先の口座情報を登録する

RICOH 口座振替連携サービス画面で左のナビゲーションから決済サービス>連携設定で指定した名前の下の振替先口座情報を選択します。

「口座振替先の追加」ボタンを押下すると、引き落とし元となる取引先の口座情報を入力する画面に遷移します。

これから設定する『MakeLeaps』上の取引先情報を検索します。

「口座振替先名称」欄に数文字入力すると『MakeLeaps』上で既に登録されている取引先の候補が表示されます。

候補の中から設定したい取引先を選択すると口座振替先設定画面が表示されます。

取引先の引き落とし口座情報を入力し“確定”を押下します。

■CSVにより一括で取引先の口座情報を登録する

お持ちの取引先マスターをCSVに変換することで引き落とし口座を一括で取り込みすることが出来ます。

※取引先(口座引落先)の情報はMakeLeaps上で登録された取引先情報と連動しています。 CSV上に記載されている取引先名と同一名称の取引先がMakeLeaps上に登録されている場合は、既存取引先の口座情報を更新します。

※取り込んだCSVの取引先名称がMakeLeapsの既存取引先に存在しない場合は、MakeLeapsの取引先を新規作成します。

RICOH 口座振替連携サービス画面で左のナビゲーションから決済サービス>連携設定で指定した名前の下の振替先口座情報を選択します。

「口座振替先をCSVで一括登録」ボタンを押下し、CSVファイルをインポートします。

サンプルのCSVファイルは「RICOH 債権管理ポータル」画面右下のチャット画面より「CSV」と入力することで入手可能です。

4.振替依頼を行う

(1)『MakeLeaps』で請求書を作成する。

(2)RICOH 口座振替連携サービスから振替対象の請求書を抽出する。

振替対象の請求書を抽出する方法は2通りございます。

 A)条件を指定して自動抽出する方法。

 B)1件1件選択する方法。

お客様の請求書登録の状態に応じてお選びください。

===

A)条件を指定して自動抽出する方法

1. RICOH 口座振替連携サービスを起動し、ナビゲーションから、決済サービスー振替依頼を行いたい連携サービス名称を選択します。

2. 口座振替申請一覧画面左上の「口座振替申請登録」ボタンを押下します。

3. 口座振替申請登録画面にて、抽出したい条件を指定します。

特定期間(締日~締日)に発行された請求書かつ、タグ(口座振替など)が指定された請求書すべてが抽出されてきます。

条件を入力したら「口座振替申請登録」ボタンを押下します。

4. 口座振替申請一覧画面でステータスが“申請登録完了“に変化するまで待ちます。

5. 抽出結果を確認します。

抽出結果を確認するには“詳細”ボタンを押下します。

ポップアップ表示の中に、振替依頼に含まれる請求書を確認することが出来ます。

===

B)1件1件選択する方法

1. RICOH 口座振替連携サービスを起動し、ナビゲーションから債権一覧を選択します。

2. 当月、引き落とし対象としたい請求書を選び、チェックを付けます。

3. 振替データを確認する。

振替依頼確認画面で、引落口座と金額を確認します。

引落データを確認したら最後に「振替依頼データ作成」ボタンを押下します。

最後にFBデータダウンド画面が出てきますが、リコーリース口座振替連携サービスをお使いで、自動連携コードが設定済のお客様はキャンセル(グレーアウト部分をクリック)してください。

=====

(3)振替を依頼する。

振替依頼の実施方法は2通りございます。

 A)リコーリース口座振替、且つ自動連携コード設定済のお客様の場合

 B)他社口座振替と連携する場合

それぞれご契約の口座振替業者に応じて選択してください。

===

A)リコーリース口座振替、且つ自動連携コード設定済のお客様の場合

ナビゲーションから、決済サービスー“リコーリース口座振替“を選択し、これから振替依頼を行いたい振替申請の”詳細”ボタンを押下します。

表示されたリストにて、引落件数や金額、取引先を確認した後に「コレクト!へ請求情報登録」ボタンを押下します。

確認ダイアログが表示されますので、「OK」を押下します。

ここで「OK」を押下すると、コレクト!の請求情報として登録されますので、振替締め日になると口座振替が実行されます。

===

B)他社口座振替と連携する場合

ナビゲーションから、決済サービスー振替を実施するサービス名称を選択します。

該当する“振替申請”の“FBデータ”ダウンロードボタンを押下します。

ボタンを押下すると全銀ファイル(FBデータ)のダウンロードが実行されます。

このファイルをご利用される収納代行業者のFBサービスに取り込んでください。

5.振替依頼を取り消す

振替依頼データに誤りが見つかった場合などの時のために、一度作成した振替依頼データを削除することが出来ます。

この取り消しは、口座振替連携で管理している請求書との紐づけデータを削除するのみであり、収納代行業者へ依頼をしてしまった場合は、別途その取り消しを収納代行業者に依頼する必要があります。

また、収納代行業者によって取り消しのできる期間が決まっていますので、ご注意ください。

※ご注意 リコーリース社の自動連携を利用していても、リコーリース社の振替申請はキャンセルできません。

振替をキャンセルする必要がある場合、“コレクト!”へログインし、取り消しを実行してください。

6.回収結果を取り込む

回収結果の連携方法は2通りございます。

 A)リコーリース口座振替、且つ自動連携コード設定済のお客様の場合

 B)他社口座振替と連携する場合

それぞれご契約の口座振替業者に応じて選択してください。

=====

A)リコーリース口座振替、且つ自動連携コード設定済のお客様の場合

ナビゲーションから、決済サービスー“リコーリース口座振替“を選択します。

画面右上の「回収結果をコレクト!と同期」ボタンを押下します。

結果通知日以降、コレクト!に結果がある場合、引落が成功したMakeLeapsの請求書のステータスが入金済みに変更されます。

=====

B)他社口座振替と連携する場合

1. 回収結果ファイルを入手する。

収納代行業者より回収結果を含む全銀ファイル(FBデータ)をご入手ください。

2. 回収結果ファイルをアップロードする。

RICOH 口座振替連携サービスを起動し、ナビゲーションから口座振替申請一覧を選択します。

「回収結果のアップロード」ボタンを押下し全銀ファイル(FBデータ)を取り込みます。

=====

3. 結果を確認する。

RICOH 口座振替連携サービスを起動し、ナビゲーションから口座振替申請一覧を選択します。

振替結果欄に振替結果ステータスがアイコンで示されます。

引き落としが成功した請求書はMakeLeaps上の請求書が「入金済み」となります。

▼口座振替連携サービスに関するご質問は「RICOH 債権管理ポータル」画面右下のチャット画面よりお問い合わせ頂くか、下記「リコーMakeLeapsサポートセンター」へお問い合わせください。

【チャット画面】

【リコーMakeLeapsサポートセンター】

Eメール:zjc_ricohmakeleaps.support@jp.ricoh.com

回答が見つかりましたか?