受領した書類を保存する/セキュア受信箱
一週間前以上前にアップデートされました

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※電子帳簿保存法の受信側の要件に対応した機能ではありません。

※本機能はMakeLeaps単体版をご利用中のユーザー様を対象としています。MakeLeaps for Salesforceをご利用中のユーザー様については、本機能は対応しておりませんので、予めご了承ください。(書類表示画面上にMakeLeapsへのログインボタンが表示されますが、お使いのSalesforceIDではログインすることができません。)

1.受領した書類とは

MakeLeapsユーザーが書類を受領した場合や発注や検収を受け付けた場合、それらの書類を「セキュア受信箱」に保存することができます。

保存された書類は、別の書類タイプに変換することが可能です。

受領した書類として該当する書類は下記となります。

セキュア送信、取引先用リンク、取引先受信箱へ送信で受領した書類

MakeLeapsで作成された書類をセキュア送信、取引先用リンク、または取引先受信箱へ送信で受領した書類

対象書類:【発注書(取引先宛)、請求書、注文請書、納品書】

発注機能・検収完了通知機能で受領された書類

発注機能・検収完了通知機能を有効にし、セキュア送信、取引先用リンクを送信、または取引先受信箱へ送信した書類に対して、取引先が発注・検収を完了した書類

対象書類:【見積書、発注書(自社宛)、検収書】

発注機能・検収完了通知機能については「発注・検収を受け付ける」の記事をご参照ください。

2.セキュア受信箱について

セキュア受信箱は、受領した書類を保存し管理できる場所です。

MakeLeapsで作成された書類をセキュア送信・取引先用リンク、または取引先受信箱へ送信機能で受領する、または、発注機能・検収機能を有効にし発注・検収が行われると「セキュア受信箱」に表示されます。

<項目の詳細>

  1. 検索機能

    下記の内容で絞り込み検索が可能です。

    • 取引先名

    • 指定値以上(合計金額)

    • 指定値以下(合計金額)

    • 指定日以降(発行日)

    • 指定日以前(発行日)

    • 未変換のみ

  2. 取引先が発注・検収を完了した書類

    発注機能・検収完了通知機能を有効にし、自社がセキュア送信、取引先用リンクの送信、または取引先受信箱へ送信した書類に対して、取引先が発注・検収を完了した書類

  3. 他の会社アカウントから受領した書類

    MakeLeapsアカウントを利用している取引先からセキュア送信、取引先用リンクの送信、または取引先受信箱へ送信され、自社が受領・保存した書類

  4. 書類番号

    書類の種類+書類番号

  5. 取引先名

    書類に紐づく取引先名

  6. 発注者名、または検収者名

    取引先が発注・検収を完了する際に発注者名・検収者名として記入した名前が表示されます。

  7. メッセージを表示

    取引先が発注・検収を完了する際に、メッセージ(任意)に記入した内容が表示されます。

  8. 送付されたPDFを表示

    自社が取引先宛に送付した書類のPDFを表示します。

  9. 書類の発行日

    書類上の発行日を示します。

  10. 書類の保存日

    書類がセキュア受信箱に保存された日付を示します。

  11. 書類を作成

    受領した書類や発注・検収を完了した書類を元に他の書類へ変換し作成することが可能です。

  12. 変換済みの書類

    「11.書類の作成」で作成した書類を確認できます。

  13. エクスポート

    セキュア受信箱内の発注・検収を完了した書類一覧データをエクスポートすることで可能です。

    ※取引先が作成し受領した書類についてはエクスポートすることはできません。

    エクスポートファイルで確認できるデータは取引先名、書類番号、発注/検収日時、発注者/検収者名、メッセージ、変換先書類番号です。

3.受領した書類を保存する

MakeLeapsで作成された書類の受領時、受領側もMakeLeapsユーザーである場合は、セキュア送信内のリンク、または取引先受信箱上の書類詳細画面からMakeLeapsの「セキュア受信箱」へ書類を保存することができます。

※対応書類:【発注書(取引先宛)、請求書、注文請書、納品書】

【操作方法】

(1)受信したセキュア送信のURLをクリックし、該当する書類をブラウザで表示する、または取引先受信箱上の書類詳細画面を開く

<セキュア送信の場合>

<取引先受信箱へ送信の場合>

(2)すでにMakeLeapsにログインしている場合、「受領する会社」に記載されている会社名を確認し、「受信箱に追加」をクリックする

(3)MakeLeapsのセキュア受信箱に遷移し保存される

<MakeLeapsにログインしていない場合>

MakeLeapsへのログインボタンが表示されますので、ログインした後に書類を保存してください。

<複数アカウントを切り替えてMakeLeapsをご利用中の場合>

「受領する会社」をプルダウンにて選択することができます。会社名を選択して、「受信箱に追加」を押下してください。

※一度追加した書類は削除できません。誤った会社名を選択しないようご注意ください。

4.発注・検収された書類を保存する

発注機能・検収完了通知機能を有効にし、セキュア送信、取引先用リンクの送信、または取引先受信箱へ送信した書類に対して、取引先が発注・検収を完了した書類は、セキュア受信箱へ保存がされます。

書類リンク内で取引先が「発注」または「検収」ボタンをクリックすると受領した書類としてセキュア受信箱へ自動的に保存されます。

発注機能・検収完了通知機能についての詳細は「発注・検収を受け付ける」の記事をご参照ください。

5.書類を変換する

セキュア受信箱に受信した書類を他の書類種類に変換することが可能です。

【例:発注書(自社宛)を請求書に変換する場合】

【操作方法】

(1)該当書類の「書類を作成」>「請求書」をクリックする

(2)書類が作成され、「変換先」として保存される

(3)該当する書類をクリックし書類の編集や詳細を確認する

セキュア送信、取引先用リンクで送信、または取引先受信箱へ送信で受領した書類【発注書(取引先宛)、請求書、注文請書、及び納品書】は請求書・注文請書・納品書への変換が可能です。

※作成された書類は「書類一覧」上へも表示されます。

※書類は自社アカウント上の「デフォルトの定型パターン」の設定に則って作成されます。

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