書類を無効化・削除する
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1. 書類を無効化する

書類を無効化すると、送付できなくなり、売上としてレポートなどに反映されません。取引が中断されたり、再発行し不要となった書類の管理に役立ちます。

書類を無効化する

書類一覧より、該当書類を選択し「書類の無効化」をクリックします。

■書類を無効化するとどうなる?

書類番号に取り消し線が入り、送付ができなくなります。変換や複製、入金消込などの操作は可能となりますが、無効化された書類はレポートやグラフなどには反映されません。なお、無効化された書類も書類一覧に表示されます。


■送付済みの書類を無効化するとどうなる?

・郵送依頼した時点での書類内容が適用されるため、依頼後の無効化には影響されません。

・セキュア送信、取引先受信箱へ送信の場合。書類を受領した取引先がその書類を参照しているかによって、以下の通りに表示が変動します。

・受領側の参照前に無効化された場合

書類閲覧不可となります。

<セキュア送信の場合>

書類リンクが無効化され、以下のメッセージが表示されます。

「この書類参照リンクが無効です。有効期限切れ、差出人によるキャンセルされた、あるいはURLの誤りなどが考えられます。URLをコピー&ペーストしている場合は、URLの全体がコピーされていることをご確認ください。」

<取引先受信箱へ送信の場合>

取引先受信箱上で対象書類が「取り下げ済み」ステータスになります。

・受領側の参照後に無効化された場合:

書類の閲覧は可能です。

<セキュア送信の場合>

書類の表示画面に「差出人がこの書類を無効にしました。」とメッセージが表示されます。

<取引先受信箱へ送信の場合>

取引先受信箱上で対象書類が「キャンセル済み」になります。

必要な場合は、送付をキャンセルしてください。

■どのような書類を無効化すればいい?

  1. 取引は中止されたが、データを残したい書類

  2. 売上として計上したくない書類

  3. 入金のなかった書類

  4. 再発行済みの書類

など、不要となった書類に対し「無効化」の処理を行っていただけます。

2. 書類の無効化を解除する(再有効化する)

(1)書類一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「表示」をクリックする

(2)「表示」画面の「無効日」横の「編集」をクリックするカレンダーにてクリアを選択し、「保存」します。

(2)「取消」をクリックする

無効日が削除され、書類のステータスが「無効化」から「有効」となります。

3. 書類を削除する

(1)各書類の表示または編集ページを開きます。

(2)右上の「削除」ボタンをクリックします。

※書類が送付予約されている場合、下記の確認画面が表示されます。削除した場合、送付予約は取り消されますが、送付依頼は「送付前確認」画面上に残り、エラーとなります。ご確認の上、「削除」を行ってください。

※削除された書類番号は再利用できません。

削除した書類の書類番号を利用されたい場合は、削除前に不要な書類番号に編集の上、削除をしてください。

詳しくはこちら

4. 書類の削除を解除する(削除した書類を復元する)

(1)ホーム「履歴」より「イベント」を選択する

(2)操作項目欄で「削除」を選択、項目名に書類番号を入力し、検索する

(3)上図、該当書類番号の削除「取り消し」をクリックする

(4)書類の「表示」画面へ遷移し、復元が完了する

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